Le pecche della PEC, quali sono e come migliorarle

La Posta Elettronica Certificata, pur essendo entrata in vigore ormai da tempo, è stata inutilizzata a lungo, prima di diventare quasi indispensabile, anche grazie alla diffusione, negli ultimi due anni, delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione, che vengono trasmesse proprio via PEC.

Oggi, dunque, la PEC è il canale principale usato da imprese ma anche da professionisti e organizzazioni, in particolare per le comunicazioni rilevanti e le transazioni con gli stakeholder.

Questo però non significa che i problemi della PEC si siano magicamente risolti. A preoccupare di più sono il rischio di smarrimento o di mancata lettura dei messaggi. Se, infatti, questi vengono persi o letti troppo tardi, l’azienda può avere seri problemi. Questo accade specialmente quando l’indirizzo di destinazione è generico e non specifico. In questo caso, si tratta di un indirizzo poco presidiato, non essendo di competenza di un ufficio in particolare.

Per evitare dispersioni, nel caso di una casella PEC presidiata da più uffici, il sistema dovrebbe riuscire a smistare i messaggi automaticamente verso gli uffici competenti. In concreto, si dovrebbe garantire agli utenti un sistema basato su cartelle virtuali a cui accedere per visualizzare i messaggi PEC ma filtrati in maniera che a ciascuno arrivino solo le email di competenza, tramite l’individuazione di una parola chiave.

Può anche accadere, al contrario, che in un’azienda ci sia chi deve gestire più caselle PEC, come per le holding. In questo caso, la soluzione ottimale sarebbe quella di poter visualizzare agilmente più caselle PEC nello stesso momento, superando la tipica impostazione one-to-one.

Ma non si tratta solo di problemi di gestione, poiché ci sono anche altre criticità, a cominciare da una visualizzazione poco chiara del messaggi che arrivano in inbox. Questi, infatti, vengono inviati come busta allegata alle email e le corrispondenti ricevute diventano oggetto di altri e separati messaggi. Quando tutto ciò succede, il moltiplicarsi delle comunicazioni si traduce in una grande confusione per chi presidia la casella.
Per agevolare l’utente, il sistema dovrebbe consentire la visualizzazione dei messaggi PEC “senza busta”, ossia mostrando immediatamente il messaggio originario. E le ricevute PEC di accettazione e di avvenuta consegna dovrebbero venire automaticamente etichettate e agganciate al messaggio inviato (riconciliazione automatica).
Se così fosse, l’utente potrebbe visualizzare solo le ricevute di errore, verificare immediatamente i problemi della spedizione e concentrarsi solo su queste.

Le aziende, dunque, dovrebbero poter scegliere quale opzioni poter scegliere e di usufruire così di una PEC più personalizzata.

Vera MORETTI