Social Media Policy: alcuni consigli utili per le aziende

La Social Media Policy è una politica che deve predisporre l’azienda in merito alla sua presenza e gestione nel campo dei Social Media.

Social Media Policy: cos’è e come nasce

I Social Media come Facebook, YouTube, Instagram sono diventati parte integrante della vita di tutti. E’ davvero raro trovare qualcuno che non ne segua uno. E questo lo hanno capito anche le aziende.  Tanto che molte imprese utilizzano questi canali per vendere o pubblicizzare i propri prodotti e servizi. Oltre alla normale pubblicità a cui siamo abituati in radio o in TV, la comunicazione del brand sui social permette di arrivare in maniera semplice al consumatore.

Ma grazie allo smartphone, tra il cliente e l’azienda è immediato, pertanto l’azienda deve stare molto attenta a quello che pubblica o commenta. Per questo motivo è nata da qualche anno l’esigenza di definire una social media policy che contenga tutte le norme da seguire per migliorare la brand reputation e non peggiorarla a causa dei post. E’ quindi necessaria che l’azienda si tuteli sempre, ed ecco come fare.

Social Media Policy: il regolamento per i dipendenti

La SMP (social Media Policy) non è altro che un regolamento. All’interno delle aziende ne vengono predisposti molti: in merito ad esempio alla sicurezza dei luoghi di lavoro, alla qualità o alla salvaguardia dell’ambiente. Ma questo regolamento definisce le norme di comportamento sulle diverse piattaforme social. Il regolamento deve essere in grado di definire il regolamento disciplinare sia interno che esterno.

Interno riguarda il comportamento che devono tenere i dipendenti e i collaboratori aziendali in merito al loro modo di interagire sui social Media. Il regolamento deve essere sottoscritto e pertanto acquista il valore giuridico, che in caso di non rispetto può portare anche al licenziamento. Ma a volte è predisposto anche uno schema di sanzionamento in base alla gravità dell’infrazione.

Qual’è la differenza tra una SMP interna ed una esterna?

Una SMP efficace deve avere chiaro il target a cui si rivolge. Essendo che le aziende si rivolgono a soggetti sia interni che esterni, ha bisogno di distinguere anche il suo modo media di interagire. La Smp interna regola l’utilizzo delle piattaforme social durante l’orario di lavoro. A questo proposito occorre fare una distinzione tra due categorie di lavoratori:

• chi utilizza gli account istituzionali dell’azienda;
• chi utilizza i propri account social durante il lavoro.

Nel primo caso sono spesso i manager a utilizzarli. Tuttavia vanno sempre definiti i ruoli, le responsabilità, le password aziendali e la loro conservazione. E’ importante anche predisporre un piano editoriale, su cosa dove essere pubblicato, la tempistica, la scelta delle immagini. Attenzione alle regole normative sulla privacy ed il trattamento di eventuali dati personali. Diverso è il caso dell’utilizzo da parte dei dipendenti dei propri account social. In generale non si può impedire al dipendente di pubblicare quello che vuole al di fuori del proprio orario di lavoro. Anche se il comportamento del singolo può avere effetti negativi sull’azienda. Per questo motivo è consigliabile che nella policy interna vengano indicati i comportamenti idonee e civili da tenere sempre e comunque nell’azienda in cui si lavora.

Social Media Policy esterna: alcune precisazioni

La SMP esterna regola, invece, il social media management, quindi il rapporto fra gli utenti e gli addetti interni alla gestione dei social, che comunicano a nome del brand. E’ un settore molto delicato perché da post, video, messaggi e commenti, dipende la reputazione di un’azienda. Pertanto occorre definire le prescrizioni che hanno efficacia legale.

Può essere utili indicare alcuni esempio di violazione e nominare un addetto alla super visione. Il Social Media Manager ha proprio questa funzione. La comunicazione all’esterno è davvero importante. Perché se da una parte le imprese hanno un mercato sempre più crescente sui social, dall’altro anche il rischio di rovinare la propria reputazione è dietro l’angolo.

Quali sono gli elementi indispensabili di una SMP?

Prima di passare alla stesura di una Social Media Policy è opportuno definire alcuni concetti:

• individuazione dei social utilizzati: vale a dire quelli in cui è presente un account ufficiale del brand.
• Hashtag: vanno analizzati gli hashtag di tendenza che riguardano il business aziendale, e quelli che interessano direttamente il brand.
• Account non ufficiali: bisogna fare una ricerca per verificare se ci sono account non ufficiali o comunque non gestiti direttamente dall’azienda.
• Verificare anche il sentiment degli utenti e dei dipendenti, per capire lo stato di partenza da cui iniziare l’opera di tutela della brand reputation;
• Crisi reputazionali: su come l’azienda viene percepita;
• Social media listening: attivare tutti gli alert che permettono di avere un costante monitoraggio del social media manager.

Alcuni consigli per scriverne una

Il regolamento visto la sua importanza si consiglia una redazione da parte di un legale esperto nel settore. Questo perché deve contenere tutte le prescrizioni di legge, ma stando comunque attenti a non ledere nessun diritto. Quindi deve essere ben chiaro, magari inserire qualche esempio può essere utile. Questo perché chi legge, deve essere perfettamente a conoscenza sia di quello che non può fare, ma soprattutto di quello che rischia. Pertanto potrebbe essere molto utile, un primo breafing tra lo specialista e i vertici aziendali.

Sono loro che sanno che tipo di immagine hanno sul mercato e far emergere le specificità della propria azienda. Il documento, una volta redatto, deve essere approvato dall’amministratore delegato, dal direttore del personale e del rappresentante sindacale. Quindi solo da questo mix può nascere una social media policy efficace per tutta l’azienda, ma non solo!