Indennità di trasferta: come funziona il rimborso della diaria?

Si ha la trasferta quando un lavoratore viene dislocato in modo temporaneo e per circostanze eccezionali presso un’altra sede di lavoro, la giurisprudenza costante la considera come un disagio e di conseguenza prevede un “indennizzo”, anche conosciuto come “diaria”. Molti si chiedono: come funziona il rimborso dell’indennità di trasferta 2021? Ecco qualche chiarimento.

I caratteri della trasferta

La trasferta è sottoposta dal punto di vista fiscale a un trattamento agevolato, però affinché sia inquadrabile in tale fattispecie devono verificarsi diverse condizioni. In particolare la trasferta deve:

essere occasionale ( può avere anche una durata lunga, ma deve comunque essere episodica);
legata ad esigenze del datore di lavoro (la trasferta è atto unilaterale, vedremo in seguito le conseguenze di tale caratteristica);
la sede differente da quella originaria deve essere precaria;
lo spostamento deve essere eccezionale.

Verificandosi questi requisiti si è nel campo di applicazione dell’articolo 51 del TUIR comma 5 e vedremo a breve i benefici che ne derivano. Lo stesso contempla 3 ipotesi:

rimborso dell’indennità di trasferta forfettaria;
metodo analitico per il rimborso indennità di trasferta;
rimborso della diaria con il sistema misto.

Da questa trasferta deve essere distinto il caso dei trasferisti, cioè coloro che abitualmente cambiano sede di lavoro, per questa tipologia di lavoratore le agevolazioni sono previste al 50% come stabilito dal comma 6 dell’articolo 51 del TUIR.

Come funziona il rimborso dell’indennità di trasferta

Dal punto di vista economico la trasferta, rispetto alle ore di lavoro effettuate nella sede tradizionale, ha delle differenze, queste sono determinate dal disagio che il lavoratore prova nel doversi trasferire. La prima cosa da notare è che l’articolo 51 del TUIR, al comma 5, prevede per le trasferte vere e proprie delle agevolazioni fiscali, infatti gli importi erogati a titolo di trasferta non sono considerati reddito e di conseguenza non sono tassati. Sono però previsti dei limiti e cioè 46,48 euro al giorno per la trasferta in Italia e 77,47 per quella all’estero. Si tratta somme comunque ulteriori rispetto a quelle ordinarie dello stipendio.

Le somme ora viste non sono soggette neanche a contribuzione. per saperne di più leggi l’articolo: Trasferte fisse e occasionali: quando sono dovuti i contributi

Le somme corrisposte a titolo di trasferta solitamente sono di tipo forfettario e vengono riconosciute esclusivamente per le giornate di lavoro svolte al di fuori della sede di lavoro ordinaria. L’effettivo ammontare della indennità dipende dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicato nei vari settori, ad esempio per i metalmeccanici è previsto un contributo di 42,85 euro per la trasferta a cui si aggiunge una quota di 11,73 euro per il pasto e 19,39 per il pernottamento. In edilizia si applica il 10% sul valore della retribuzione giornaliera. Per gli studi professionali la trasferta è di 15 euro per i trasferimenti che durano da 8 a 24 ore e di 30 euro per le missioni di durata superiore a 24 ore. Queste somme sono previste solo nel caso di calcolo forfettario cioè quando non è previsto che siano documentate le spese.

Il calcolo del rimborso dell’indennità di trasferta

Il rimborso dell’indennità di trasferta si compone di diversi elementi:

vitto;
alloggio;
trasporto;
retribuzione vera e propria.

Queste componenti possono essere calcolate in modo diverso, cioè l’azienda può scegliere di dare un rimborso dell’indennità di trasferta forfettario e quindi onnicomprensivo, oppure scegliere il metodo analitico o misto.

Il rimborso analitico invece prevede che il lavoratore alleghi e piè di pagina una rendicontazione dettagliata delle singole spese sostenute in occasione della trasferta e per la trasferta, in questo caso è necessario che lo stesso conservi:

scontrini fiscali che riportino i dati fondamentali della transazione e quindi la data, la natura del bene o servizio acquistato, la quantità e il codice fiscale dell’acquirente;
il lavoratore deve inoltre rendicontare l’uso fatto della eventuale carta di credito aziendale e infine le fatture per i costi sostenuti;

Il rimborso forfettario prevede una somma fissa erogata al lavoratore per ogni giorno di lavoro fuori dalla sede abituale e non prevede alcuna forma di rendicontazione delle spese.

Il rimborso misto prevede che l’indennità di trasferta sia formata da due parti, una relativa a vitto o alloggio per la trasferta e una forfettaria che rappresenta una sorta di premio per il lavoratore.

Le spese per il trasporto, qualunque sia il metodo adottato per il rimborso dell’indennità di trasferta, in ogni caso sono rimborsate a parte.

Le somme effettivamente non sottoposte a tassazione

Il rimborso spese va effettivamente ad interagire con gli importi massimi detassati visti prima nel comma 5. Se al lavoratore viene riconosciuto il rimborso spese per vitto o alloggio gli importi prima visti sono ridotti di 1/3, se al lavoratore viene riconosciuto il rimborso per vitto e alloggio gli importi sono ridotti di 2/3. Ciò implica che:

nel caso in cui al lavoratore sia riconosciuto il rimborso spese per il vitto o l’alloggio (sistema misto), l’indennità di trasferta massima non tassata corrisponde a 30,98 euro giornalieri (riduzione di un terzo), elevato a 51,64 euro per le trasferte estero;
nel caso in cui al lavoratore sia riconosciuto il rimborso spese sia per il vitto, sia per l’alloggio (sistema analitico), il beneficio dell’esenzione si applica solo su 15,49 euro giornalieri (riduzione di due terzi), elevato a 25,82 euro per le trasferte all’estero.

E’ bene precisare che le voci del “rimborso spese” comunque non sono considerate reddito.

Note finali

Occorre fare attenzione: gli importi visti non sono i messimi erogabili per la trasferta, si tratta infatti sono delle quote che non contribuiscono a formare il reddito e quindi sono detassate, come abbiamo visto prima facendo riferimento ai CCNL, le somme che le aziende possono erogare ai lavoratori per la diaria o indennità di trasferta possono essere anche più alte.

Appare evidente che i benefici fiscali legati all’indennità di trasferta appaiono piuttosto esigui, proprio per questo il lavoratore potrebbe sentirsi poco incentivato ad accettare la trasferta. Deve però essere sottolineato che nel caso in cui il lavoratore rifiuti sistematicamente di lavorare in trasferta, può essere licenziato.

Infine, occorre ricordare che il lavoratore può ottenere anche il rimborso chilometrico, questo è dovuto nel caso in cui il lavoratore debba usare la propria auto, o noleggiare un’auto, per recarsi nella sede di lavoro non abituale.

Nadia Pascale