I libri sociali sono da tenersi obbligatoriamente all’interno di un’impresa. Ma cambiano in relazione al tipo di società.
I libri sociali: cosa dice la legge in merito?
Tutte i movimenti all’interno della società vengono registrati nei libri sociali. Sono importanti tanto che la legge ne disciplina la scrittura, la tenuta e la validità. Non si parla solo di contabilità aziendale, ma anche del libro dei soci o delle obbligazioni. Ma andiamo con ordine in merito alle disposizioni di legge. L’articolo 2214 del codice civile dice che: l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’azienda e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, telegrammi, e fatture ricevute e spedite.
La modalità di tenuta dei libri contabili
I libri contabili prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ciascuna pagina. E qualora sia previsto l’obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del Registro delle imprese o da un notaio. L’ufficio del registro o il notaio devono dichiarare nell’ultima pagina dei libri, il numero dei fogli che lo compongono. Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati ma non sono soggetti a bollatura. Il libro giornale è una scrittura cronologica, che riporta tutti i fatti aziendali nella loro successione temporale. Le registrazioni sul libro giornale prendono il nome di articoli in PD, e per ogni operazione rilevata contengono:
- data;
- descrizione;
- denominazione del conto da addebitare o da accreditare;
- gli importi.
Il libro degli inventari si deve redigere all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno, deve essere tenuto secondo le norme di un’ordinata contabilità e deve avere le pagine numerate progressivamente per ciascuna annualità (intendendo per tale quella di riferimento dell’inventario). Inoltre l’inventario si chiude con il bilancio e con il conto profitti e perdite.
I libri sociali obbligatori nelle srl
Secondo quanto stabilito nel nuovo art. 2478 C.C., oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214, la società a responsabilità limitata deve tenere i seguenti libri obbligatori:
• il libro dei soci, nel quale devono essere indicati il nome dei soci, la partecipazione di spettanza di ciascuno, i versamenti fatti sulle partecipazioni, nonché le variazioni nelle persone dei soci;
• il libro delle decisioni dei soci, nel quale sono trascritti senza indugio sia i verbali delle assemblee, anche se redatti per atto pubblico, sia le decisioni prese ai sensi del primo periodo del terzo comma dell’articolo 2479; la relativa documentazione è conservata dalla società;
• il libro delle decisioni degli amministratori;
• il libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore nominati ai sensi dell’art. 2477 c.c.
Man mano che l’azienda aumenta di volume possono essere richiesti dei libri aggiuntivi come il Mastro. Si tratta di un insieme di schede o di altri supporti in cui sono riuniti tutti i conti che compongono un dato sistema contabile.
Quali sono i libri sociali obbligatori nelle spa?
Nelle società per azioni (spa) oltre ai libri contabili devono tenersi altri libri:
- dei soci;
- obbligazioni;
- delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
- delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione;
- del collegio sindacale;
- del comitato esecutivo, laddove esista;
- delle assemblee degli obbligazionisti
I primi quattro libri sono tenuti dagli amministratori, ai quali compete anche la tenuta delle scritture contabili obbligatorie. Anche per gli altri libri sociali valgono le norme relative alla numerazione e alla bollatura iniziale da parte dell’Ufficio del registro delle imprese o di un notaio.
Altri registri che vengono usati nelle aziende
Più è grande un’impresa più è complessa la sua contabilità e i libri sociali da tenere in azienda. Ad esempio il registro dei beni ammortizzabili, che non è obbligatorio dal punto di vista civile, ma si per l’ottica fiscale. Ed infine i registri delle scritture ausiliarie di magazzino e i registri IVA o dei corrispettivi.
Quali sono i libri per un lavoratore autonomo?
Nel caso di un lavoratore autonomo i libri sono notevolmente meno. Di solito si parla solo di libro giornale o registri inerenti all’attività svolta. Molto spesso l’onere della tenuta spetta al commercialista o consulente fiscale che li tiene aggiornati. Una regola generale è che tutti i libri e registri devono essere tenuti per almeno dieci anni e devono essere disponibili alle autorità qualora sottoposti a controllo.