Libri sociali: modalità di conservazione

I libri sociali sono tutti quei documenti che contengono la rappresentazione dell’insieme delle persone che hanno deciso di comune accordo di costituire una società per svolgere un’attività imprenditoriale. In parole semplici: registrano tutti i movimenti svolti all’interno di una società da parte dei diversi organi. L’importanza dei libri sociali è fondamentale, tanto che la legge disciplina la loro scrittura, la tenuta e la validità. 

L’articolo 2214 del codice civile dice che: l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’azienda e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, telegrammi, e fatture ricevute e spedite.

Per quanto concerne l’obbligatorietà della tenuta dei libri sociali, l’articolo 2421 del codice civile, ritiene obbligatoria la tenuta del libro dei soci, del libero delle obbligazioni, del libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, ma anche il libro e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione; il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione; il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo (se esistente); il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti (nel caso siano state emesse obbligazioni); il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi della norma che prevede come debbano essere distinti libri sociali e scritture contabili con riferimento a un affare facente parte del patrimonio destinato e quelli per l’emissione di strumenti finanziari. In tal caso, per ciascuno degli affari deve essere istituito un libro giornale e un libro inventari.

Libri sociali facoltativi e obbligatori

Tuttavia, a suo tempo l’obiettivo del legislatore consisteva principalmente nella semplificazione degli adempimenti burocratici per le imprese minori. Tanto che, il Libro Soci è stato abrogato con la legge di conversione del decreto legge 105/08. Ciononostante, dalle Massime di due notariati (Milano e Triveneto), l’eliminazione del Libro Soci di una SRL non diviene automaticamente un divieto alla sua conservazione o semplicemente una scelta derivante dallo statuto societario. Difatti, la sua conservazione è ritenuta utile per assicurare, da parte degli amministratori, una gestione più ordinata delle attività societarie con riferimento alle attività dei soci.

Libri sociali obbligatori

Detto ciò, la tenuta obbligatoria dei libri sociali dipende dal tipo di società. Difatti, nell’elenco delle società per azioni, sono obbligatori:

• Libro Giornale
• Libro degli Inventari
• Libro dei soci
• Libro delle obbligazioni
• Libro delle Assemblee dei soci
• Libro delle deliberazioni del Cda
• Libro del Collegio sindacale
• Libro Assemblee degli Obbligazionisti
• Libro dei prodotti finanziari

Per quanto concerne la tenuta del Libro dei Soci e del Libro delle Obbligazioni, ma manche del Libro delle decisioni del Comitato esecutivo, quello delle assemblee degli azionisti e infine il libro dei prodotti finanziari, ne sono esenti la Società a Responsabilità Limitata, la Società a Responsabilità Limitata Semplificata, la Società a Responsabilità Limitata Unipersonale.

La conservazione dei Libri Sociali

L’obbligo di conservazione dei libri sociali presso il Registro Pubblico delle Imprese riguarda anche le società estinte. Questo, perché qualsiasi soggetto può accedervi e non è ammesso dalla legge nessun altro luogo a seguito della cancellazione di un’impresa.

Anche in caso di liquidazione societaria, qualunque soggetto deve accedere ai libri sociali, ma stavolta non obbligatoriamente presso il Registro delle Imprese. Infatti, tramite una visura camerale, il soggetto può trovare il luogo presso il quale i libri sociali sono stati conservati.

Poiché accedervi è un diritto, quindi, nessun ostacolo deve essere posto in essere, l MISE invita quindi a segnalare eventuali difficoltà nell’accesso tramite PEC alla Camera di Commercio competente e, per competenza, anche al proprio indirizzo dgv.div07@pec.mise.gov.it.