Come si conservano le fatture elettroniche?

Come dispone l’articolo 39 del decreto del Presidente della Repubblica numero 633 del 1972, sia chi emette una fattura elettronica che chi la riceve è obbligato a conservarla elettronicamente. Tuttavia, la conservazione delle fatture elettroniche non consiste semplicemente nel memorizzare su di un personal computer il file della fattura stessa. Si tratta, invece, di un procedimento regolamentato dalla legge che ne disciplina la tecnica.

A cosa serve conservare le fatture elettroniche?

Conservare le fatture elettronica secondo quanto disciplina la norma permette di avere la garanzia di non perdere mai le fatture emesse e ricevute. Per anni si potrà avere la possibilità di leggerle e, principalmente, di reperire in qualsiasi momento la fattura originale. Questo procedimento vale anche per gli altri documenti informatici per i quali si adottano procedimenti di conservazione.

Chi provvede al servizio di conservazione delle fatture elettroniche?

Il servizio di conservazione delle fatture elettroniche è fornito da operatori privati che sono certificati. Chi fornisce questo servizio è facilmente individuabile sulla rete. Anche l’Agenzia delle entrate fornisce questo servizio in via del tutto gratuita. Il servizio è accessibile attraverso il Sistema di interscambio (Sdi).

Come accedere al servizio dell’Agenzia delle entrate di conservazione delle fatture elettroniche?

Il servizio dell’Agenzia delle entrate di conservazione delle fatture elettroniche si può raggiungere dall’area riservata dell’utente. Nel dettaglio, è necessario dal portare entrare nella sezione “Fatture e corrispettivi“. Cliccando sull’accesso, infatti, è possibile inserire le proprie credenziali.

Chi può accedere al servizio di conservazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle entrate?

L’area di conservazione delle fatture elettroniche del portale dell’Agenzia delle entrate è riservata ai singoli utenti che siano titolari di una partita Iva. L’accesso avviene attraverso le credenziali del Sistema pubblico dell’Identità digitale (Spid), oppure mediante la Carta Nazionale dei Servizi (Cns) o, ancora, con le credenziali Fisconline o Entratel rilasciate dalla stessa Agenzia delle entrate. Accedendo al sistema, l’utente avrà la possibilità di usufruire di vari servizi, e dunque non solo di quello relativo alla conservazione delle fatture elettroniche.

Quali servizi offre l’Agenzia delle entrate insieme alla conservazione delle fatture elettroniche?

Infatti, nella stessa sezione della conservazione delle fatture elettroniche, dal sito dell’Agenzia delle entrate è possibile avere accesso ai servizi della consultazione delle proprie dichiarazioni fiscali, degli atti di registro, dei versamenti, delle visure ipotecarie e catastali inerenti i propri immobili. Tutti questi servizi sono forniti in maniera gratuita dall’Agenzia delle entrate.

Che tipo di utente può consultare il servizio di conservazione delle fatture elettroniche?

All’atto di immissione delle proprie credenziali, il sistema chiede se si accede per servizi inerenti la propria partita Iva (“Me stesso”), oppure se si è stati incaricati di operare per conto di un’impresa per la quale si lavori (“Incaricato”), se si ha una delega come intermediaria dal proprio cliente che abbia una partita Iva (“Delega diretta”) o, infine, come tutore di un soggetto titolare di partita Iva (“Tutore”). Quindi, il sistema chiede di riportare o di selezionare il numero di partita Iva per il quale si intende operare.

Trasmissioni dei dati di corrispettivi, liquidazioni Iva, spesometro nel sistema delle ‘Fatture e corrispettivi’

Nella stessa sezione del portale “Fatture e corrispettivi” l’utente, oltre alla conservazione delle fatture elettroniche, ha la possibilità di accedere ad altri servizi gratuiti quali:

• la trasmissione dei dati dei corrispettivi;
• le comunicazioni periodiche della liquidazione dell’Iva;
• lo spesometro (abrogato nel 2019).

La sezione ‘Fatturazione elettronica” del sito dell’Agenzia delle entrate

Per il solo servizio della conservazione delle fatture elettroniche, è necessario utilizzare principalmente una sezione che serve per predisporre e per trasmettere le fatture elettroniche e per sottoscrivere la convenzione che permette di conservare elettronicamente tutte le fatture emesse e ricevute tramite il servizio Sdi. Nella sezione relativa alla Registrazione delle modalità di ricezione della fattura elettronica si può abbinare, invece, alla propria partita Iva un unico indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche.

Si possono avere più servizi di conservazione delle fatture elettroniche?

Si possono utilizzare simultaneamente più servizi per la conservazione digitale delle fatture elettroniche? Il quesito, dunque, potrebbe ricadere nei casi in cui si scelga di conservare le fatture elettroniche sul sito dell’Agenzia delle entrate e contemporaneamente utilizzare il servizio offerto da soggetti qualificati a questo obiettivo.

Se si utilizza il servizio dell’Agenzia delle entrate di conservazione fatture elettroniche bisogna revocare gli altri servizi

La risposta è negativa. Infatti, il servizio di conservazione delle fatture elettroniche è alternativo. Cioè si possono utilizzare i servizi offerti da soggetti qualificati oppure quelli dell’Agenzia delle entrate. Se si dovesse scegliere di affidarsi ai servizi dell’Agenzia delle entrate o viceversa di altre società specializzate, è necessario procedere alla revoca del medesimo servizio precedentemente utilizzato.