Informatica e condominio, ecco come si conciliano

L’informatica e il condominio hanno da poco tempo ottenuto un accordo. Ecco come si conciliano i due elementi e come sono regolati.

Informatica e condominio, il gestionale dell’amministratore

Lo strumento informatico per eccellenza usato dall’amministratore di condominio è il gestionale. Si tratta di un software che contiene tutte le informazioni degli immobili e dei condomini che amministra. Ciò che è necessario sapere, per chi utilizza un software gestionale comprende:

• uso di chiavi USB e CD;
• saper usare la tastiera, il mouse e il touchpad;
• distinguere tra tablet, smartphone, desktop;
• stampante per mettere nero su bianco preventivi o altri documenti;
• importanza delle copie di copia di sicurezza;
• sistemi di video sorveglianza e registrazione di immagini e suoni.

Anche perché oggi è sempre più frequente l’uso di pec e mail per comunicare anche quando non ci si può incontrare. Infine molti pagamenti prevedono la modalità di e-banking per ricevere o fare pagamenti, come ad esempio le quote condominiali o le spese sostenute.

Informatica e condominio e la gestione contabile

Com’è chiaro è impensabile che un amministratore di condominio possa gestire più condomini, senza l’aiuto di un pc e dei software di contabilità. Anche perché sono molti gli adempimenti che devono essere fatti, tra cui:

• il rendiconto ed il riparto consuntivo annuale ordinario;
• il rendiconto finanziario completo;
• il registro di contabilità con cadenza almeno mensile;
• gli eventuali rendiconti per le opere di manutenzione straordinaria con relativa documentazione ai fini delle detrazioni fiscali;
• i modelli F24 per il versamento delle ritenute d’acconto;
• le certificazioni professionali e i vari quadri del modello 770 ed il quadro AC del modello Unico.

Per fortuna sul mercato esistono varie soluzioni più o meno complesse che permettono di facilizzare il lavoro degli amministratori  di condominio.

Il gestionale deve interfacciarsi con terze parti

Una delle caratteristiche più importanti che deve avere il gestionale è quello di interfacciarsi con terze parti. Infatti tra questi c’è l’agenzia delle entrate, per ritenute d’acconto e invio telematico delle dichiarazioni. Ma anche il circuito interbancario per il MAV, Postel o altri gestori per le comunicazioni.

Anche queste informazioni come molte altre devono essere chiuse in degli archivi. E questi devono contenere l’anagrafe dei proprietari di diritti reali e di diritti di godimento, tra cui: i codici fiscali, le residenze, i numeri di telefono e gli indirizzi con la firma della relativa privacy. Mentre per l’anagrafe dei fornitori si richiede la ragione sociale, il numero di partita Iva, il codice contributo per il versamento delle ritenute imposte.

Le registrazioni contabili in condominio

Le registrazioni contabili in condominio devono seguire alcune regole. Tuttavia l’amministratore è tenuto alla registrazione delle “somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio“. Nelle prime rientrano gli incassi dei versamenti dei condomini, i canoni di locazione, e ogni altro genere di entrata. Mentre nelle seconde rientrano tutte le spese sostenute e da sostenere, le pezze di appoggio, gli avvisi di fatture, le ricevute per forniture, servizi, utenze e imposte.

Il Registro di contabilità può tenersi anche in formato informatizzato. E chiaro che le registrazioni, come qualunque altro registro, deve essere fatte inserendo la data, l’importo, il condominio, il conto corrente su cui transitano le somme, la voce del piano dei conti da imputare il movimento, la descrizioni del movimento, l’Iva e l’importo netto e lordo.

Il sito internet del condominio

La legge di “riforma del condominio” ha aggiunto ai compiti dell’amministratore, quello attivare su richiesta dell’assemblea un sito internet che consente agli aventi diritto di prendere copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera dell’assemblea.

Il sito deve essere gestito dall’amministratore, senza ulteriori costi. Inoltre il sito deve essere realizzato con tutti gli accorgimenti perché i suoi contenuti non siano disponibili a chi non ne ha diritto. Pertanto spesso le pagine del sito sono protette da password. Ma possono essere scaricabili:

• il regolamento condominiale;
• il registro di contabilità;
• le fatture e le ricevute;
• le polizze assicurative;
• i progetti;
• gli atti amministrativi e giudiziari;
• gli avvisi di convocazione ed i verbali delle assemblee e delle riunioni di consiglio;
• i rendiconti.

Pertanto è anche un buono strumento di comunicazione tra l’amministratore e il condominio, ma non funziona il senso inverso. Infine all’amministraore non è richiesto che abbia le competenze necessarie per creare un sito, ma solo di gestirlo. Quindi può rivolgersi a professionisti del settore, ma sempre cercando di contenere i costi. Perché l’informatica è ormai ovunque e quindi non poteva mancare il condominio.