Nuove frontiere del digitale: l’atto notarile a distanza

In futuro sarà possibile vendere o acquistare casa,  fare una donazione, costituire una società e stipulare altri importanti atti senza andare dal notaio? Il futuro è già vicino e l’atto notarile a distanza o semplicemente online viene già applicato in alcuni contesti.

L’evoluzione tecnologica e il ruolo del notaio

Con il passare del tempo si sta andando sempre più verso una digitalizzazione dei vari servizi offerti, a supportare questo importante cambiamento sono diversi fattori, tra cui l’evoluzione tecnologica che permette di avere un supporto digitale unico nel suo genere anche grazie allo sviluppo di reti informatiche sempre più veloci e sicure e lo sviluppo di software e app che rendono le varie operazioni da compiere veloci e comunque “certificate”. Questa evoluzione ha toccato praticamente tutti i settori della nostra vita e la pandemia ha sicuramente accelerato il processo. Ciò che fino a poco tempo fa era rimasto quasi intoccabile era invece il ruolo del notaio, ma ora degli importanti cambiamenti ci sono anche per questa figura professionale e si fa sempre più spazio l’atto notarile a distanza.

Il notaio è una figura giuridicamente molto importante in Italia infatti lui è considerato pubblico ufficiale e in base all’articolo 2700 del codice civile l’atto pubblico da lui formato fa piena prova fino a querela di falso della provenienza del documento e delle dichiarazioni che le parti hanno reso davanti a lui. Per la stipula dell’atto pubblico la legge però richiede che le parti siano contemporaneamente presenti davanti al notaio, che deve comunque essere di prossimità, cioè operare nell’ambito della Corte di Appello della residenza di almeno una parte che partecipa all’atto o del luogo in cui si trova il bene oggetto dell’atto. La forma dell’atto pubblico d’altronde è richiesta per molti negozi giuridici, ad esempio per la donazione. Quindi abbiamo un sistema che prevede che alcuni negozi siano fatti con atto pubblico (donazione, costituzione società…) e che per l’atto pubblico richiede la presenza contemporanea davanti al notaio.

I passi verso l’atto notarile a distanza e online

Questa prassi però è in via di superamento e il primo atto che ha aperto alla possibilità di avere un atto notarile a distanza è il Company Law Package varato il 25 aprile 2018 e che mira alla modifica di diverse direttive dell’Unione Europea al fine di uniformare il diritto dei Paesi Membri dell’Unione Europea e di conseguenza incide anche sulla materia degli atti pubblici al fine, tra gli altri, di regolare in modo armonico le operazioni transfrontaliere.

Segue la direttiva 2019/1151 che fissa i principi per la costituzione delle società online.

L’Italia procede quindi a piccoli passi all’adeguamento. Il primo passo è stato la creazione della piattaforma del Consiglio Nazionale del Notariato, questa rappresenta una sorta di cyberspazio a disposizione dei notai e che consente di formare atti online, e del software “iStrumentum- Notartel” che permette al notaio di verificare online la firma digitale dei partecipanti all’atto. La piattaforma e il software consentono di preparare, creare, verificare e costruire l’atto informatico. Le prime applicazioni dell’atto notarile a distanza e definito telematico hanno riguardato la vendita a distanza con lo strumento della forma digitale.

Per questa tipologia di atto è però necessaria la presenza di due notai che contemporaneamente e in cooperazione utilizzano lo stesso sistema per la raccolta e la verifica delle firme firme digitali. L’atto e i suoi allegati sono quindi contenuti in un documento informatico sottoscritto dalle parti e dal notaio.

BRIS: Business Register Interconnection System

Tra gli atti degni di nota e che aprono lo spazio a una nuova dimensione societaria c’è la direttiva 2012/17/UE, recepita con la circolare del MISE 3701/C del 2017 e che istituisce il BRIS Business Register Interconnection System, cioè un sistema di interconnessione dei registri delle imprese degli Stati Membri. Un’altra apertura nei confronti dell’uso delle nuove tecnologie è stata applicata per far fronte alla crisi pandemica, si è quindi proceduto verso un ulteriore passo verso la piena adottabilità dell’atto notarile a distanza, infatti la Massima 187 della Commissione Massime del Consiglio Notarile di Milano ha previsto la possibilità di svolgere attraverso videoconferenza le assemblee delle società.

Costituzione SRL online in Italia

L’ultima novità sicuramente molto importante è stato il decreto legislativo 183 dell’8 novembre 2021 ed entrato in vigore il 14 dicembre che riconosce la possibilità della costituzione online della SRL e della SRLS, anche in questo caso si è di fronte al recepimento di una direttiva europea ed è prevista la preferenza per il notaio di prossimità che deve quindi avere la sede nella Corte di Appello del luogo in cui sarà ubicata la società oppure dove vi è la residenza di uno dei soci.

Le frontiere del diritto con l’atto notarile a distanza

Come si può notare, le aperture alla possibilità di effettuare atti notarili a distanza sono limitate a casi specifici e soprattutto l’Italia sta agendo a piccoli passi, in parte spinta dall’Unione Europea. Il timore è che si vada verso un riconoscimento limitato delle funzioni del notaio, anche se in realtà in nessuno di questi atti esclude la sua presenza o lede e offende l’importanza del suo ruolo. Sono molti i giuristi che auspicano una “certa osservazione” di ciò che accade ai nostri vicini, in particolare la Francia, Belgio e Regno Unito, prima di addentrarci nelle nuove frontiere del diritto online. In realtà l’Italia è sempre stata la patria del diritto e si dovrebbe ricominciare ad avere fiducia in capacità e lungimiranza degli esperti che scrivono le nostre leggi per ritornare ad essere quelli a cui gli altri guardano.

Per maggiori approfonditmenti sui temi caldi che aprono alla possibilità di stipulare un atto notarile a distanza si possono leggere gli articoli:

Costituire online SRL: ora si può. Ecco come farlo dal 14 dicembre 2021

Firma digitale: cos’è e perché tutti dovrebbero averne una