Fattura elettronica: come deve essere conservata dalle partite Iva forfettarie?

Come conservare le fatture elettroniche se si è una partita Iva a regime forfettario? Anche i forfettari possono essere obbligati alla conservazione sostitutiva dei documenti. Altrimenti devono procedere con l’archiviazione cartacea. Leggiamo cosa fare in questi casi. Se la partita Iva a regime forfettario riceve una fattura elettronica deve comunque conservarla. Si tratta delle fatture di acquisto.

Quali sono le modalità di conservazione della fattura elettronica per le partite Iva a regime forfettario?

E pertanto, se la fattura elettronica viene ricevuta da una partita Iva a regime forfetario è necessario conservarla. La scelta dovrà ricadere su una delle due opzioni, ovvero:

• conservarla in formato cartaceo, ad esempio anche in pdf pronta da stampare all’occorrenza;
• conservare la fattura elettronica attraverso la conservazione sostitutiva.

Partita Iva a regime forfettario: conservazione delle fatture elettroniche in modalità cartacea

È da precisare, innanzitutto, che le partite Iva a regime forfettario non sono obbligati a procedere con la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Tuttavia, le partite Iva devono necessariamente ottemperare all’obbligo di conservazione almeno cartacea. Questa regola vale anche nel caso in cui la ricezione della fattura elettronica sia stata fatta tramite la posta elettronica certificata (Pec) oppure attraverso il Codice destinatario. La modalità di ricezione è stata chiarita dall’Agenzia delle entrate con la circolare numero 9/E del 2019.

Come conservare la fattura elettronica in modalità cartacea?

Per la conservazione delle fatture elettroniche in modalità cartacea, le partite Iva a regime forfettario devono:

• scaricare la fattura che hanno ricevuto, sia tramite email, che Pec o Codice destinatario;
• procedere con una stampa della fattura;
• conservare la fattura in appositi archivi cartacei (come i faldoni);
• è importante conservare la fattura per almeno dieci anni. È l’articolo 2220 del Codice civile a disciplinarne la modalità.

Quanto conviene conservare le fatture elettroniche in modalità cartacea?

Sicuramente il metodo di conservazione fisica e cartacea della fattura elettronica rappresenta una modalità classica e, pertanto, meno comoda di strumenti oggi utilizzabili. In primo luogo perché la conservazione cartacea delle fattura implica dei costi rappresentati dalla carta, dal toner per stampare e dagli spazi. Vi è anche il rischio di perdere o smarrire le fatture. Inoltre, la conservazione cartacea delle fatture rappresenta un costo in termini di tempo. Archiviare e ritrovare la fattura una volta che è stata messa da parte rappresenta un’operazione che può richiedere diverso tempo.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche delle partite Iva a regime forfettario: perché conviene?

Si può procedere, dunque, a utilizzare modalità più al passo con i tempi con la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche anche per le partite Iva a regime forfettario. In tal modo, la conservazione avviene nella modalità digitale, che permette:

• di mantenere il valore legale della fattura stessa;
• di non dover conservare la fattura in modalità cartacea (proprio per questo “conservazione sostitutiva”);
• si può non dover stampare e archiviare le fatture nei faldoni;
• di non danneggiare o perdere le fatture archiviate, come avviene per la conservazione delle fatture cartacee.

Fatture elettroniche, come si fa con la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche consente, dunque, attraverso una procedura informatica, di conservare il documento elettronico. In tal caso, la fattura elettronica conserva il valore legale con il passare del tempo. Inoltre, il file elettronico della fattura è equiparato al formato cartaceo.

Cosa bisogna fare per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?

Per procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è necessario prima applicare la marca temporale e la firma digitale. In tal modo, la fattura avrà una data e un orario dell’avvenuta creazione, oltre a identificare chi ha creato il documento. Nel momento in cui la fattura elettronica è pronta, bisogna conservarla per almeno dieci anni.

Quali software per conservare le fatture elettroniche?

L’area personale del portale dell’Agenzia delle entrate permette di conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute. Tuttavia, esistono vari programmi, di tipo gestionale, che permettono di conservare le fatture elettroniche oltre a fornire tutti i servizi idonei a emettere e a ricevere i documenti. In molti casi si tratta di permettere al software di fare tutto il processo. Il software, infatti, provvede ad apporre la firma, la marca temporale, a verificare i requisiti legali, a procedere con l’archiviazione di tutti i documenti elettronici per tutto il tempo richiesto dalla normativa in materia. E dunque, nel caso in cui si utilizzi la fattura elettronica, diventa obbligatorio procedere con la conservazione dei documenti emessi e ricevuti.