Fattura elettronica, quando è conveniente utilizzarla?

Quando e quanto conviene utilizzare la fattura elettronica? Per rispondere a questa domanda è necessario elencare i vantaggi dell’adozione della fatturazione elettronica per i soggetti obbligati. E quali sarebbero i vantaggi per le partite Iva del regime forfettario per i quali l’obbligo ancora non è scattato ma che presumibilmente, nel corso del 2022, dovranno abbandonare la fatturazione cartacea. Tra i vantaggi che si possono riconoscere nell’adozione della fattura elettronica, rientrano l’accesso al regime premiale, l’emissione e la ricezione delle fatture utilizzando un unico software e la facilità dei rapporti con la Pubblica amministrazione. E ancora le agevolazioni per i rapporti con i soggetti obbligati e, infine, la trasmissione delle fatture emesse al commercialista in maniera rapida.

Partite Iva, con la fatturazione elettronica si accede al regime premiale

Il primo vantaggio dell’adozione della fatturazione elettronica è l’accesso delle partite Iva al regime premiale. Si tratta di un meccanismo, previsto dal comma 74 dell’articolo 1, della legge numero 190 del 2014, che comporta l’abbassamento di un anno del termine di decadenza per la notifica degli avvisi di accertamento. La riduzione passa da cinque a quattro anni. È necessario che il fatturato dell’anno sia costituito solo da fatture elettroniche. La riduzione può arrivare anche a tre anni nel caso in cui le partite Iva a regime forfettario utilizzino gli strumenti di pagamento tracciabili importi superiori ai 500 euro.

Fattura elettronica, la convenienza di emetterla utilizzando un unico software

La convenienza dell’emissione della fattura elettronica, in termini pratici, risiede nel fatto che si può utilizzare un unico software per la gestione di tutta la fatturazione. Infatti, nel caso in cui si decida di utilizzare il software per generare le fatture elettroniche, è necessaria la semplice compilazione e l’invio al Sistema di interscambio (Sdi). Quindi il destinatario riceve la fattura. Il vantaggio è anche nella ricezione delle fatture elettroniche nel software e nella successiva registrazione in pochi attimi. Infine, il software permette di conservare in automatico le fatture sempre all’interno del cloud e di poterle consultare per tutto il tempo necessario. La gestione delle fatture in modalità elettronica permette di accorciare i tempi e lo sforzo e di aumentare la comodità di utilizzo.

Invio e ricezione delle fatture in modalità cartacea: come avviene per chi non aderisce alla fatturazione elettronica?

Per le partite Iva che ancora non aderiscono alla fatturazione elettronica, si ricorre alla consueta formula cartacea. È necessario compilare la fattura in modalità cartacea oppure tramite un programma al personal computer, quale può essere Excel o un programma specifico. Con la fine della compilazione, è necessario convertire la fattura in un formato più facile da gestire, quale può essere il pdf. Al termine, il documento generato può essere inviato tramite email. In caso di ricezione della fattura, le partite Iva possono ottenerle via email dai fornitori. Oppure, con l’adesione alla fattura elettronica, si può ricevere via Pec o tramite il codice destinatario il documento utilizzando il Servizio di interscambio dell’Agenzia delle entrate.

La conservazione delle fatture cartacee o elettroniche

Qualunque sia il modo in cui la partita Iva riceve la fattura, elettronica o cartacea, è necessario procedere con la conservazione. La partita Iva ha l’obbligo di produrre una copia della fattura in modalità cartacea, stampando il documento. La conservazione di consueto avviene in normali faldoni che archiviano tutti i documenti emessi e ricevuti. Aderendo alla fatturazione elettronica la partita Iva ha la possibilità di archiviare e di disporre delle fatture emesse e ricevute mediante il Servizio di interscambio dell’Agenzia delle entrate.

Partite Iva a regime forfettario: obbligo di fatturazione elettronica con la Pubblica amministrazione

Per tutti i soggetti obbligati vige già la necessità di utilizzo della fattura elettronica per i rapporti con la Pubblica amministrazione. L’obbligo vige anche per le partite Iva a regime forfettario. Dal 2015, infatti, i forfettari devono usare la fattura elettronica per i rapporti con le agenzie fiscali, i ministeri e gli enti nazionali di Previdenza. E ancora con le scuole, i Comuni, le Regioni, le Università, le Camere di commercio e le aziende sanitarie. Tutti gli enti della Pubblica amministrazione non possono ricevere o emettere fatture in formato cartaceo. Di conseguenza, non possono procedere con i pagamenti, anche in forma parziale, se i documenti non vengono trasmessi in modalità elettronica. Ed è proprio questo obbligo verso la Pubblica amministrazione che ha indotto molte partite Iva a regime forfettario ad adottare la fatturazione elettronica.

Fattura elettronica, quali sono i soggetti ad oggi obbligati?

L’obbligo della fattura elettronica vige, dunque, per tutte le partite Iva, sia a regime ordinario che forfettario. Mentre per le partite Iva che non siano forfettarie è necessario utilizzare la fatturazione elettronica anche nei confronti delle altre aziende, dei fornitori e dei consumatori già dal 2019. Ad oggi, dunque, nei rapporti privati, risultano esonerate solo le partite Iva forfettarie, dei minimi o in regime di vantaggio. Risultano altresì non obbligati alla fattura elettronica i professionisti che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria, ovvero i fisioterapisti, i medici, gli igienisti e gli altri soggetti che svolgano prestazioni sanitarie alle persone fisiche private.

Cosa avviene quando una partita Iva obbligata alla fattura elettronica invia o riceve una fattura da un forfettario?

Le partite Iva obbligate all’emissione e alla ricezione delle fatture elettroniche, nei rapporti con un operatore del regime forfettario che non ha l’obbligo di adozione della fattura elettronica, devono adoperare il metodo tradizionale. Ovvero, per generare la fattura elettronica la devono inviare al Sistema di interscambio (Sdi) e poi predisporre una copia analogica (anche in pdf) da inviare alla partita Iva forfettaria. Nel caso di fatture ricevute in modalità cartacea da una partita Iva a regime forfettario, devono registrarla a parte rispetto alle fatture ricevute in modalità elettronica. Si tratta, dunque, di una procedura più complessa che si annulla se anche la partita Iva a regime forfettario adotta la fattura elettronica.

Fatturazione elettronica, la trasmissione delle partite Iva al commercialista

L’adozione della fattura elettronica facilita anche la trasmissione dei documenti al proprio commercialista. Per chi non utilizza la fattura elettronica (partite Iva a regime forfettario) l’invio delle fatture al commercialista avviene presentandole in modalità cartacea. La consegna avviene a mano o via email. Con questa modalità è necessario un lavoro di raccolta e di organizzazione delle fatture che richiede tempo e risorse. Utilizzando la fattura elettronica si ha a disposizione il servizio offerto dal software che permette di velocizzare l’invio dei documenti al commercialista. Il professionista, infatti, ha la possibilità di accedere alle fatture elettroniche della partita Iva e di scaricarle in autonomia.