Utilizzare la fattura elettronica, tutto ciò che c’è da sapere

Agenzia delle Entrate app e software fatturazione elettronica, come funzionano
Agenzia delle Entrate app e software fatturazione elettronica, come funzionano

Dal 1° luglio 2022 scatterà l’obbligo di utilizzare la fattura elettronica anche per le partite Iva a regime forfettario, finora esonerate. Persiste un tetto di ricavi e di compensi al di sotto del quale l’utilizzo del formato elettronico sarà ancora una scelta. Si tratta delle piccole partite Iva che non superano i 25 mila euro di ricavi e di compensi. Per tutte le partite Iva sopra questa soglia cambia tutto. Ecco quali sono i consigli e le indicazioni da seguire per non commettere errori a chi si affaccia per la prima volta alla fattura elettronica.

Obbligo di fattura elettronica per le partite Iva forfettarie: da quando?

A distanza di un paio di mesi dell’entrata in vigore dell’obbligo di adozione della fattura elettronica alle partite Iva forfettarie risulta necessario adeguarsi ai nuovi strumenti. Il relativo provvedimento, il decreto legge “Pnrr 2”, che verrà pubblicato nei prossimi giorni nella Gazzetta Ufficiale, stabilisce che l’obbligo di fattura elettronica per i soggetti finora esonerati scatterà il 1° luglio 2022 e rimarrà in vigore fino al 31 dicembre 2024. L’esonero per le partite Iva a regime forfettario che hanno compensi e ricavi non eccedenti i 25 mila euro rimarrà in vigore fino al 31 dicembre 2023. Anche le nuove partite Iva che verranno aperte nel 2022 potranno scegliere se aderire alla fattura elettronica oppure no. In ogni modo, il passo è stato già segnato e, obblighi normativi a parte, l’adozione della fattura elettronica potrebbe rappresentare una svolta nell’organizzazione del proprio lavoro e della propria attività.

Quali differenze ci sono tra la fattura elettronica e quella cartacea?

Le differenze sostanziali tra la fattura elettronica e quella cartacea risiedono nella modalità di compilazione, di invio e di conservazione dei documenti. La fattura elettronica, rispetto a quella cartacea, deve essere compilata telematicamente mediante l’utilizzo di un personal computer, di uno smartphone o di un tablet. Dunque dal 1° luglio prossimo, i soggetti rientranti nell’obbligo di adozione del formato elettronico dovranno abbandonare il vecchio “blocco fatture” di carta. L’invio della fattura, poi, dovrà essere effettuato mediante il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate del Sistema di interscambio (Sdi). La piattaforma verifica che i dati della fattura siano completi e corretti e consegna il documento elettronico al destinatario. Il sistema, dunque, permette di abbandonare le vecchie modalità di recapito.

Partite Iva a regime forfettario, come compilare la fattura elettronica?

Le modalità di compilazione della fattura elettronica consistono nell’utilizzare software specifici che elaborano il documento nel formato Xml. Il software si può utilizzare gratuitamente dal portale dell’Agenzia delle entrate “Fatture e corrispettivi”, oppure avvalersi dei tanti servizi offerti da aziende specializzate. Tuttavia, l’utilizzo del formato elettronico consente, tra i vari vantaggi, di non dover compilare tutti i campi per le fatture da inviare allo stesso destinatario. I dati, infatti, possono essere memorizzati per poi procedere alla compilazione veloce del documento. I campi da “popolare” nella fattura elettronica sono gli stessi presenti nella fattura cartacea: non vi sono, dunque, più dati da inserire.

Quali sono i campi più importanti per l’invio della fattura elettronica?

Rispetto alla fattura cartacea, per l’invio di quella elettronica è necessario disporre di un indirizzo telematico al quale il cliente desidera ricevere il documento. Si possono utilizzare, per l’invio, sia il codice destinatario che l’indirizzo di posta elettronica certificata (Pec). Se il cliente non comunica al mittente della fattura nessuno dei due dati, si può inviare la fattura elettronica al Sistema di interscambio che, in ogni modo, non potrà consegnarla al cliente ma la renderà reperibile nell’area personale del cliente stesso sul portale dell’Agenzia delle entrate. In questi casi, sarebbe meglio fornire anche una copia cartacea della fattura al cliente, ricordandogli che si tratta di una copia del documento di cortesia.

Partite Iva a regime forfettario: quali codici utilizzare nella fattura elettronica?

Le partite Iva a regime forfettarie, nell’utilizzo dei software per l’emissione della fattura elettronica, devono utilizzare il codice RF 19 – Regime forfettario. Oltre al codice, la fattura necessita della marca da bollo di due euro per gli importi eccedenti i 77,47 euro. In tal caso, la piattaforma dell’Agenzia delle entrate permette l’inserimento del bollo in modalità elettronica pagando le marche da bollo dovute anche a cadenza trimestrale. Inoltre, per le partite Iva a regime forfettario è fondamentale utilizzare la dicitura: “Operazione senza applicazione dell’Iva, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, legge numero 190 del 2014 così come modificato dalla legge numero 208 del 2015 e dalla legge numero 145 del 2018”.

Invio della fattura elettronica: come essere sicuri che è andato a buon fine?

Infine, tra le diciture da utilizzare nella fatture elettroniche emesse da una partita Iva a regime forfettario è occorrente indicare sempre il codice “Ivan 2.2 – Non soggette altri casi”. Si tratta, infatti, di prodotti e di servizi in regime forfettario e, pertanto, non soggetti ad applicazione dell’Iva. Una volta terminata la compilazione, la partita Iva invia la fattura elettronica tramite il Sistema di interscambio al destinatario. Al mittente arriva una ricevuta telematica di corretto invio del documento. Può arrivare anche una ricevuta di “corretta consegna” se il documento, oltre a essere stato compilato correttamente, è stato anche ricevuto dal destinatario.

Cosa succede se il destinatario non riceve la fattura elettronica emessa?

Nel caso in cui la fattura elettronica non arrivi a destinazione, il mittente riceve una ricevuta di “mancato recapito“. In tal caso, è necessario verificare il perché e se i dati sono stati correttamente inseriti, compresi il codice destinatario o l’indirizzo Pec. Le fatture elettronica vanno numerate progressivamente per anno. Il numero deve essere unico e riferito alla progressività della data di emissione. Dunque, anche la fattura elettronica deve avere una data di emissione e un numero progressivo unici.

Conservazione delle fatture elettroniche: come si fa?

L’emissione della fattura elettronica comporta anche l’obbligo di conservarle. La conservazione non si fa scaricando la fattura sul computer o su memorie esterne, ma tramite i sistemi di conservazione messi a disposizione (anche dall’Agenzia delle entrate) dai fornitori dei software. La corretta conservazione dei documenti elettronici evita l’applicazione di sanzioni. Ulteriori sanzioni possono essere applicate nel caso di invio errato della fattura elettronica. Infatti, alla ricezione del messaggio di errore nell’invio, è necessario procedere con un altro invio nel termine di cinque giorni. In questo caso, la data e il numero della fattura devono essere uguali al documento risultato errato.

Cosa fare se si sbaglia a inserire informazioni su una fattura elettronica?

In tutti gli altri casi, se l’errore è presente nei dati interni alla fatturazione (e il Sistema di interscambio non ha rilevato errori) è necessario:

  • emettere una nota di variazione;
  • inserire una nota di credito;
  • emettere una nuova fattura.

A tale verifica deve provvedere chi emette la fattura elettronica. Infatti, il Sistema di interscambio non segnala l’errore ed esita la fattura come “emessa”.