Email e account social: l’azienda può controllare quelli dei lavoratori?

Molto spesso ci si chiede quali sono i limiti di controllo sul proprio dipendente in azienda. Possono le e-mail e gli account social di un lavoratore essere controllati dal proprio datore di lavoro? Scopriamo qualcosa di più sull’argomento.

Controllo sul lavoratore, cosa c’è da sapere

Partiamo col dire che un dipendente aziendale dovrebbe esimersi dall’utilizzare social ed e-mail personale durante le ore di lavoro, sebbene una sbirciatina sia lecita concederla durante qualche pausa.

Ma dove finisce il limite di libertà e privacy per un dipendente? Può essere controllato dal proprio datore di lavoro?

Stando a normative giuridiche, il datore di lavoro può stabilire delle regole sull’uso del pc a scopo personale o su eventuali «distrazioni» durante il turno di lavoro. Tuttavia, il dipendente deve ben essere conscio dei rischi che corre. A tal proposito, l’azienda è obbligata a mettere a disposizione del lavoratore la propria policy con diritti e doveri e con la modalità in cui potranno essere fatti dei controlli su quello che il personale fa durante il giorno. Andiamo a scoprire nel dettaglio se e come l’azienda può verificare e-mail e social al lavoro.

Policy aziendali, cosa sono?

Quando si parla di policy aziendale si parla di un regolamento interno o noto come codice di condotta che sia in linea con quanto disposto dallo Statuto dei lavoratori e che va rispettato dentro e fuori il luogo di lavoro. Solitamente, viene consegnata al dipendente al momento dell’assunzione.

Quindi con la policy vige un duplice intento, quello di garantire una gestione efficiente del personale ed evitare che i dipendenti, con il loro comportamento durante la giornata di lavoro o in un contesto esterno possano nuocere all’immagine e agli interessi dell’azienda.

Dunque, la policy aziendale contiene le regole di comportamento dei dipendenti, andando a riassumere. E, quindi vi sono incluse anche quelle che riguardano l’uso di e-mail e social al lavoro che, come accennato, avviene con strumenti messi a disposizione dei dipendenti dal datore affinché possano svolgere la loro attività.

Cosa può controllare l’azienda

Andiamo, però, in merito alla questione a vedere cosa può effettivamente controllare l’azienda riguardo all’uso del computer del dipendente.

Dunque, possiamo dire che l’ azienda può entrare in maniera legittima nella casella di posta elettronica aziendale del lavoratore utilizzando la password che ha il diritto di chiedere a chi custodisce le parole chiave dei diversi account. Ma il datore non può in nessun caso controllare la posta privata del dipendente.

Anche controllare costantemente la cronologia del proprio dipendente, sul computer può rivelarsi un abuso.

A tal proposito, la dignità e la libertà del lavoratore devono essere sempre e comunque salvaguardate, a meno di avere, ad esempio, dei concreti indizi su un’eventuale attività illecita del dipendente attraverso i dispositivi aziendali.

I social sono vietati al dipendente?

A tale questione, possiamo dire che si può in modo legittimo individuare preventivamente una lista di siti che possono essere visitati per motivi professionali, così come attuare un blocco su altri come, ad esempio, quelli che consentono l’accesso a social network o ad esempio servizi di messaggistica o di download. Una opzione che il datore può adottare pure per motivi di sicurezza, cioè per evitare che i dispositivi rimangano infettati da virus che possano compromettere la rete aziendale.

Quindi, come detto il controllo può riguardare anche l’accesso dei dipendenti ai social network.

Questo comporta non soltanto di accertarsi della frequenza con cui ci si collega a Facebook, o ad altri social network, ma anche per verificare il contenuto dei post pubblicati dai lavoratori, in modo da potersi tutelare da eventuali rischi che rovinino l’immagine dell’azienda.

Questo, dunque è quanto vi fosse di più utile e necessario da sapere in merito alla questione.