Firma elettronica

Quali fatture elettroniche devono essere firmate digitalmente

Nel generare e nel trasmettere le fatture elettroniche, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che è gestito dall’Agenzia delle Entrate, l’uso della firma digitale garantisce al documento non solo l’autenticità dell’origine, ma anche l’integrità del contenuto della fattura elettronica. Vediamo allora quali fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente firmate digitalmente, e quali invece no.

Quali fatture elettroniche devono essere firmate digitalmente e quali invece no

Nel dettaglio, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che è gestito dall’Agenzia delle Entrate, non c’è obbligo di firma digitale per le fatture elettroniche quando gli attori in gioco sono dei privati. Di contro, per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, quello della firma digitale del documento è in tutto e per tutto un obbligo.

Di conseguenza, inviare una fattura elettronica alla PA senza la firma digitale è un’operazione inutile. In quanto il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate non farà altro che scartarla. In altre parole, qualsiasi titolare di partita IVA, al fine di avere dei rapporti di natura commerciale con le Amministrazioni Pubbliche, deve necessariamente dotarsi di firma digitale.

Dalla PEC alla firma digitale, nei rapporti con la PA si chiude il cerchio sulla dematerializzazione dei documenti

Nel rapporto con la PA, inoltre, l’uso obbligatorio della firma digitale per le fatture elettroniche chiude il cerchio sulla dematerializzazione dei documenti. Visto che, per l’invio e per la ricezione della documentazione, come quando si invia una raccomandata postale con ricevuta di ritorno, nei rapporti con la PA l’uso della posta elettronica certificata (PEC) è ormai ampiamente consolidato.

Come si firma il file FatturaPA e qual è il portale istituzionale con tutte le FAQ

Detto questo, per la firma digitale del file FatturaPA è necessario un certificato di firma qualificata. Ovverosia, un certificato che, previa esibizione di un documento di identità, è stato rilasciato ad una persona fisica.

Al riguardo, per la fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), c’è il portale istituzionale fatturapa.gov.it. Dove, tra l’altro, sono presenti sulla FatturaPA, compreso l’obbligo di firma digitale, tutte le risposte alle domande più frequenti.

In merito ricordiamo, infine, che l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, con addio al documento cartaceo, è entrato in vigore con la Finanziaria del 2008. Ovverosia, con la Legge numero 244 del 24 dicembre del 2007.

Firma digitale: cos’è e perché tutti dovrebbero averne una

Ci aspetta un futuro sempre più digitalizzato e online e di conseguenza ognuno di noi dovrà essere dotato degli strumenti giusti per poter operare e interloquire con pubbliche amministrazioni, professionisti e aziende. Tra gli strumenti che viene più frequentemente richiesto è la firma digitale o una firma elettronica avanzata. In questo caso ci occupiamo esclusivamente della firma digitale, come funziona e come si può avere?

Perché è utile avere una firma digitale

Abbiamo parlato della firma digitale nel trattare la costituzione online della SRL, ma questo è solo uno dei casi in cui è necessario avere tale strumento, infatti nella vita quotidiana viene sempre più spesso richiesto, ma soprattutto in futuro la richiesta sarà ancora maggiore perché c’è un investimento massiccio nelle nuove tecnologie digitali che dovrebbero semplificare molte procedure. Naturalmente questa conversione al digitale può stupire e creare un po’ di imbarazzo in chi non è abituato all’uso delle nuove tecnologie o ne fa un uso limitato, ma con un po’ di tempo e buona volontà tutti potremo godere dei vantaggi.

Per una visione di insieme sull’uso delle nuove tecnologie, basti laggere l’articolo: Piano di Transizione 4.0 per ricerca e sviluppo: come accedere ai fondi

La firma digitale può essere usata per sottoscrivere qualunque tipologia di documento, file Word, PDF, Excel e XML e fa piena fede fino a querela di falso della provenizneza del documento in quanto garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, ha lo stesso valore di quella autografa apposta in presenza di un pubblico ufficiale. La firma digitale è necessaria anche per apporre la firma sulle fatture elettroniche che sono ormai la realtà quotidiana per le imprese e per i professionisti. Proprio per questo nel 2020 le firme digitali in circolazione erano oltre 20 milioni.

Possono dotarsi di una firma digitale tutte le persone fisiche e per ottenerla è necessario rivolgersi a prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Cos’è la firma digitale

La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica rilasciata con l’uso di un meccanismo a chiavi crittografiche che consente di riferire la stessa in modo univoco a un unico soggetto e al documento a cui è apposta. In base all’articolo 24 del CAD (Codice Amministrazione Digitale, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ) “l’apposizione della firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”. Ha lo stesso valore di una firma autografo, caratteristiche che invece non hanno tutte le tipologie di firma elettronica.

Come ottenerla

A dare questa certezza di validità, univocità, affidabilità e validità legale è la procedura attraverso la quale si procede al rilascio della firma digitale. Al richiedente infatti è assegnata una coppia di chiavi, una chiave pubblica perché nota a tutti gli interessati e una chiave privata e a controllo esclusivo del titolare. La chiave viene installata in un ambiente sicuro, solitamente nel chip di una smart card, tipo quella presente nello smartphone e può essere utilizzata solo tramite una password di sblocco. Quindi chi richiede la firma digitale riceve una smartcard inserita in una pennetta che contiene anche il certificato di validità della firma, infine occorre una password che la sblocchi al momento dell’uso.

La procedura per ottenere la firma digitale può leggermente variare in base al provider scelto per il rilascio. Una volta acquistata la firma digitale, è necessario procedere all’identificazione presso un Pubblico Ufficiale in Comune, presso Poste Italiane oppure attraverso la web cam. Per chi ha uno SPID o una CIE è possuibile completare la procedura utilizzando tali codici, infatti SPID e CIE consentono l’identificazione univoca del soggetto. Per quanto riguarda i costi, variano da 25 euro a 80 euro in base alla soluzione scelta. Il costo è più elevato nel caso in cui si sceglie il chip installato in un token USB.

Come usare una firma digitale

Per firmare è necessario utilizzare un software che, una volta iniziata la procedura di firma, calcola l’impronta digitale del documento e vi appone la funzione di hash, si tratta di una stringa alfanumerica, in modo da identificare in modo univoco il documento. Una volta messa l’impronta si può validare il dispositivo di firma tramite l’inserimento della password o pin, parte quindi la cifratura dell’impronta e la firma digitale del documento.

La sequenza detta così può sembrare complicata, ma in realtà tutto avviene in breve tempo e con una procedura guidata facile. Il destinatario del documento può verificare l’autenticità della stessa utilizzando un software che estrae la chiave pubblica.

Firma elettronica: cos’è, tipologie, differenze con firma digitale

Sentiamo sempre più spesso parlare di firma digitale, ma esiste anche la firma elettronica. Scopriamo di cosa si tratta, come funziona e quali sono le differenze tra di esse.

Innanzitutto, la firma è ciò che ci rende unici, ognuno s’identifica con la propria. Ancora oggi, riveste una certa importanza e ha ancora un utilizzo frequente, la firma apposta di proprio pugno. Tuttavia, l’avvento della tecnologia e della digitalizzazione ha portato all’esigenza di un tipo di identificazione diversa rappresentata dalla firma elettronica. Il suo uso non ha sostituito la firma a mano come la conosciamo, ma l’ha solo integrata attraverso nuova tecnologie di stampa e scansione di documenti. Attenzione a non confonderla con la firma digitale.

Firma elettronica, cos’è e tipologie

La firma elettronica è una specie di PIN, credenziale d’accesso o password, ad ogni modo costituisce una forma di autenticazione di uno specifico soggetto. A volte, la sua validità può essee sottoposta alla valutazione di un giudice, intanto, possiamo dire che esistono tre tipologie di firma elettronica che hanno un grado di validità diverso:

firma elettronica semplice: la sua valenza è minima, tanto da non avere nemmeno valore probatorio, solo un giudice potrebbe stabilirne la validità, sulla base della qualità, sicurezza, integrità e non modificabilità;
firma elettronica avanzata: essa è più affidabile, in quanto al momento dell’apposizione richiede un’identificazione di chi firma e non consente modifiche successive al documento firmato;
firma elettronica qualificata: si tratta della tipologia più sicura, poiché presuppone l’uso di un hardware come un token USB. Anche in questo caso viene garantita l’autenticità di chi firma e l’impossibilità di modificare il documento.

Firma elettronica e firma digitale: differenze

Spesso, nel gergo comune si pensa erroneamente che firma elettronica sia sinonimo di firma digitale, ma in realtà non è così. Intanto, abbiamo avuto modo di vedere come esistano tre tipologie di firma elettronica, ciascuna con il suo grado di validità. Mentre, la firma digitale è utilizzata solo in Italia e corrisponde a un tipo particolare di firma elettronica avanzata.

Dietro l’affidabilità della firma digitale c’è un sistema di crittografia che si basa su una doppia chiave: pubblica o privata. Nel primo caso, il destinatario riconosce il mittente, nel secondo caso, invece, per il mittente che n’è unico possessore, è possibile garantire in partenza la provenienza. Tale meccanismo è denominato “sistema di chiavi asimmetriche”.

La cosa in comune che hanno le due firme, è che la firma elettronica avanzata e qualificata, e la firma digitale hanno identico valore di prova, rendendo efficaci giuridicamente i documenti firmati a condizione che non vengano apportate modifiche successive alla firma.

A cosa serve e come avere la firma elettronica

La firma elettronica risparmia spazio e tempo, ma anche la carta, nonché i soldi spesi per l’archiviazione dei documenti. Tutto ciò che prima si poteva fare con la carta, oggi si fa senza.

La firma elettronica è anche obbligatoria quando si devono autenticare delle fatture emesse da un’azienda verso la Pubblica Amministrazione, o dei tesseramenti per le società affiliate alla F.I.G.C.

Per ottenere la firma elettronica qualificata serve il kit per l’identità digitale che si può acquistare online. Dopodiché bisogna autenticare la propria firma presso uno degli certificatori qualificati che vengono riconosciuti dall’Agenzia per l’Italia digitale. Dopo essersi iscritti al sito del certificatore, bisogna identificarsi, ma come?

Recarsi in comune, davanti a un pubblico ufficiale, o alle Poste;
a domicilio, quando si riceve il kit;
via webcam. Dopo l’identificazione basta attivare sul sito del certificatore il kit acquistato.