Fattura elettronica gratis: procedura online step by step

La fattura elettronica è diventata obbligatoria dal 1° gennaio 2019. La sua emissione riguarda cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuata tra due soggetti con partita Iva ma anche tra un operatore Iva e un consumatore finale. Al fine di aiutare imprese e professionisti nel preparare, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche, il portale dell’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione diversi servizi gratuiti.

Peculiarità della fattura elettronica

La fattura elettronica si differenzia da quella cartacea, in quanto viene redatta esclusivamente tramite pc, tablet e smartphone. Inoltre, va trasmessa al cliente tramite il codice destinatario Sistema di Interscambio. Quest’ultimo verifica se la fattura contiene tutti i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo PEC destinatario della fattura. Il SdI verifica anche l’esistenza della partita Iva del fornitore e la partita Iva o codice fiscale del cliente. Se il tutto è corretto, consegna la fattura al destinatario con una ricevuta di recapito a chi l’ha trasmessa.

Si ricorda, che le imprese e i lavoratori autonomi in regime di vantaggio e in regime forfettario, nonché i piccoli produttori agricoli sono esonerati dall’obbligo di emissione di fattura elettronica.

I vantaggi della fattura elettronica

I principali vantaggi dell’utilizzo della fatturazione elettronica, sono costituiti dall’eliminazione del consumo della carta, dal risparmio dei costi della stampa, spedizione e conservazione dei documenti. Acquisendo la fattura in formato di file XML, il processo di contabilizzazione dei dati inserite in essa diviene più veloce, con riduzione dei costi di gestione e degli errori che possono materializzarsi con l’acquisizione manuale dei dati.

Inoltre, ne guadagna l’efficienza del rapporto commerciale tra fornitori e clienti. Ma ci sono altri vantaggi nell’uso della fattura elettronica, di natura fiscale:

per gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, sulla base delle regole previste da provvedimento dell’Agenzia stessa, viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva;
per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini diaccertamento fiscale sono ridotti di 2 anni;
qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un semplice e sicuro servizio online messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica gratuita: i servizi gratuiti dell’ADE

L’Agenzia delle Entrate offre tre servizi gratuiti di supporto ai professionisti che devono approcciarsi obbligatoriamente alla fatturazione elettronica, al fine di semplificarne il processo e sfruttarne i vantaggi.

una procedura online tramite l’accesso al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Ente;
un software scaricabile sul PC;
l’app Fatturae scaricabile dagli store Apple e Android.

Procedura web dell’Agenzia delle Entrate per la fattura elettronica gratis

Per creare una fattura elettronica gratis, per prima cosa, si deve accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” raggiungibile attraverso la home page del sito http://www.agenziaentrate.gov.it/, tramite SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CNS (Carta Nazionale dei Servizi) e credenziali Fisconline/Entratel.

Dopo aver inserito le credenziali, si apre una maschera in cui il fruitore deve scegliere il profilo con cui operare:

“Me stesso” per accedere alla propria partita Iva;
“Incaricato” se si agisce per conto dell’azienda per cui si lavora;
“Delega diretta” nel caso si sia stati scelti come intermediario dal cliente possessore di partita Iva;
“Tutore” se si opera come tutore del soggetto titolare di partita Iva.

Dopo aver operato la scelta del profilo, la home page propone un elenco di sezioni che contengono i link dei singoli servizi:

Fatturazione elettronica e conservazione;
Corrispettivi;
Dati fatture e comunicazioni IVA;
Consultazione.

Cliccando su “Corrispettivi“, finalmente si accede alla procedura online riguardante la creazione di una fattura elettronica. Nella schermata appare un box a destra che indica “Importa da file XML“, opzione che riguarda chi ha già creato una fattura elettronica con un software e vuole trasmetterla. Nel box a sinistra appare la dicitura “Crea un nuovo file” che consente la creazione di tre documenti diversi: fattura ordinaria; fattura semplificata; fattura PA.

Creazione di una fattura semplificata

Cliccando su “Fattura semplificata” si può procedere con la procedura di compilazione della fattura elettronica. Innanzitutto, si inseriscono i propri dati: la partita Iva, il codice fiscale, la denominazione, il nome e il cognome. Successivamente, dal menù a tendina si indica il regime fiscale che si ha in prevalenza. Poi, si indica l’indirizzo di residenza (N. civico, CAP e Comune, provincia e nazione. A questo punto si clicca su “Salva i miei dati” per procedere alla fase seguente.

Nella successiva schermata si devono inserire tutti i dati del cliente destinatario della fattura elettronica semplificata: partita Iva e codice fiscale, poi il codice destinatario. Quest’ultimo è obbligatorio, in quanto consente al Sistema di Interscambio di recapitare la fattura elettronica. A questo punto si salvano i dati del cliente.

Una nuova schermata dedicata ai dati della fattura si apre. Si deve indicare il tipo di documento da produrre, il regime fiscale valido e la valuta, infine il numero della fattura e la data.

Fatto questo, si procede con la descrizione della cessione del bene o della prestazione del servizio oggetto della fattura. Va inserito anche l’importo che il cliente deve poi versare. Inoltre, va indicata l’imposta IVA da applicare, l’aliquota relativa e la sua natura.

A questo punto, viene fornito un riepilogo finale comprensivo di tutti i dati inseriti, dando così, la possibilità di controllare se ci sono errori da correggere prima di procedere con la spedizione della fattura elettronica. Il suo invio sarà effettuato verso il SdI che funge da postino, consegnandola al cliente che, una volta ricevuto il documento provvederà al pagamento.

Carmine Orlando