Vies: il sistema europeo per lo scambio di informazioni IVA

Vies è l’acronimo di Vat information exchange sistem, cioè un sistema che permette lo scambio di informazioni ai fini IVA. Ecco a cosa serve e chi deve iscriversi.

Vies: cos’è questo sistema di scambio?

Vies non è altro che un motore di ricerca per lo scambio di informazioni sulle partite IVA. E’ di proprietà della Commissione europea. Inserendo i dati di una partita Iva è possibile capire se è in corso di validità o meno. Inoltre consente di effettuare ricerche sulle banche dati nazionali relative all’IVA dei soggetti che hanno sede all’interno dell’Unione Europea, o che possono in essa operare. E’ disponibile in circa 23 lingue per abbracciare quanti più utenti possibili. Quindi occorre molta attenzione quando si digita un’informazione da ricercare, perché solo così si può avere una risposta coerente con quanto richiesto.

Vies: come funziona?

I risultati offerti dalla ricerca sul Vies possono essere di due tipi: risposta valida o non valida. Nel caso di risposta non valida vuol dire che la partita IVA  inserita nell’apposito spazio di ricerca non è registrata presso i registri nazionali di ogni singolo paese. E a questo punto possono aprirsi diversi scenari e diverse motivazioni per la mancata iscrizione, che possiamo così riassumere:

• la partita Iva non è attiva per la operazione intra Unione Europea;
• la partita Iva non esiste;
• la registrazione non è ancora stata completata.

L’aggiornamento dei dati Vies non sono sempre aggiornati immediatamente, pertanto in caso di dubbio, è sempre meglio rivolgersi al fisco locale. Invece se si ha una risposta valida le indicazioni compariranno a video.

Cosa vuol dire che una partita IVA non esiste?

Il fatto che la partita IVA non compaia nel VIES non vuol dire che è falsa o non operativa. Infatti in questo caso è opportuno rivolgersi alle autorità nazionali. Ogni Paese ha il proprio sistema, ma tutti permettono di capire se la partita iva è valido o se è associata a una ragione sociale. L’indicazione che viene data è solo quella di conferma o meno dell’esistenza di quell’operatore economico. Non verranno trasmessi altri  dati, anche per non ledere il diritto di privacy dell’intestatario. Tuttavia la Commissione non si assume nessuna responsabilità sui dati forniti. Ma si occupa solo di prelevare tali informazioni sui data base nazionali. Sono i singoli stati che dovranno controllare e vigilare sui propri titolari di partita IVA.

Vies: la registrazione è obbligatoria per tutti?

La registrazione al VIES è obbligatoria solo per effettuare operazioni tra stati dell’Unione Europea. L’iscrizione è gratuita. Dal primo gennaio 2020 l’iscrizione al VIES è un elemento sostanziale per poter beneficiare del regime di non imponibilità IVA nell’ambito delle transazioni europee. Per i nuovi soggetti IVA la scelta di iscriversi al Vies può essere espressa direttamente nella dichiarazione di inizio attività. Occorre compilare il campo “Operazioni Intracomunitarie” del quadro I dei modelli AA7 (soggetti diversi dalle persone fisiche) o AA9 (imprese individuali e lavoratori autonomi).

Il momento dell’iscrizione avviene nel momento in cui la comunicazione avviene all’Agenzia delle entrate. Inoltre, la revoca funziona allo stesso modo. La registrazione al Vies è obbligatoria per chi esercita un’attività d’impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, in cui la società ha la sede, ma per transazioni in tutta l’Europa. Mentre non è obbligatoria per i soggetti non residenti che presentano la dichiarazione per l’identificazione diretta ai fini IVA o che s identificano tramite nomina di un rappresentante fiscale.

Cosa comporta l’iscrizione al Vies?

L’amministrazione finanziaria è tenuta ad effettuare dei controlli nei confronti dei titolari di partita Iva, sull’esattezza e completezza dei dati da loro forniti relativi alla loro identificazione Iva (secondo quanto previsto dagli Art. 22 e 23 del Regolamento UE n. 904/2010 e dell’art. 35 comma 15-bis del DPR 633/72. I controlli servono a vari scopi:

• aggiornare le informazioni relative alla partita Iva reperibili tramite Vies;
• valutare l’adempimento di tutti gli oneri fiscali a cui si è soggetti;
• procedere alla cancellazione dal sistema tutti quei operatori che per 4 trimestri consecutivi non sono in regola con la presentazione dell’elenco delle operazioni effettuate all’interno dell’Unione Europea.

In generale i controlli sono effettuati entro 6 mesi dalla data di attribuzione della partita Iva. Se da questi controlli si evince che il soggetto titolare di partita iva è privo dei requisiti oggettivi e/o soggettivi, l’ufficio può emettere un provvedimento di cessazione. E questo comporta subito una cancellazione del Vies. Se invece c’è dolo di frode da parte del soggetto, l’Ufficio può notificare al contribuente un provvedimento che rende invalida la partita Iva. I contribuenti che sono esclusi dalla banca dati possono presentare un’istanza di inclusione. Sarà l’ufficio a valutare che siano stati eliminati i motivi che avevano portato alla esclusione. La cancellazione può anche essere volontaria da parte del soggetto, che provvederà ad una richiesta anche tramite pec.