Come ricevere correttamente le fatture elettroniche sul Sistema di interscambio

Per le partite Iva è indispensabile avere comunicazione e ricevere correttamente le fatture elettroniche dal Sistema di interscambio (Sdi) dell’Agenzia delle entrate. Affinché ciò possa avvenire, è necessario compiere una serie di passaggi nella sezione “Fatture e corrispettivi” del portale dell’Agenzia stessa.

Fatture elettroniche, quali azioni bisogna fare per riceverle sul sistema Sdi?

È importante, pertanto, agevolare i fornitori nella fase di acquisizione dei dati del cliente per fare in modo che le fatture emesse possano essere recapitate facilmente e velocemente dal destinatario. Le azioni da svolgere a tal proposito sono due:

• è necessario registrare preventivamente sul Sistema di interscambio l’indirizzo telematico dove si desidera ricevere tutte le fatture;
• generare il codice bidimensionale QR Code e portarlo con sé (passaggio facoltativo). Il codice contiene il numero della partita Iva, i dati anagrafici e l’indirizzo telematico comunicato al Sistema di interscambio.

Come compilare il modello di conferimento per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica?

Le registrazioni preventive possono essere effettuate da tutte le partite Iva sul sito dell’Agenzia delle entrate. Nello specifico, è necessario entrare nella sezione del portale dell’Agenzia raggiungibile con il percorso “Home”, “Schede informative e servizi”, “Comunicazioni”, “Fatture e corrispettivi” e, infine, “Modello di delega”. In questa sezione è necessario compilare il modello di “Conferimento per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica”. Con lo stesso modello si può procedere anche alla revoca della delega. Nella stessa sezione si trovano anche i due servizi on line di “Registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche” e di “Generazione del QR Code”.

Perché è importante la registrazione per ricevere le fatture elettroniche?

Attraverso la registrazione richiesta nella sezione “Fatture e corrispettivi”, dunque, l’operatore può collegare il proprio numero di partita Iva a un indirizzo telematico. Tale passaggio può avvenire tramite la comunicazione di un indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) oppure del Codice destinatario. Si tratta di un codice di sette cifre che identificano la partita Iva e tutti i dati a essa collegati. In questo modo, l’operatore può comunicare al fornitore uno dei due dati e ricevere tutte le fatture elettroniche abbinate al numero della sua partita Iva.

Cosa avviene quando un fornitore emette una fattura elettronica?

Nel momento in cui il fornitore dovesse emettere la fattura elettronica e il Sistema di interscambio abbia acconsentito all’operazione con le verifiche preventive, il Sdi consegnerà la fattura elettronica stessa all’indirizzo telematico presente nella fattura. Dunque, la fattura elettronica viene recapitata alla casella di posta elettronica certificata (Pec) o al canale telematico (collegato al Codice destinatario) comunicati sia in fase di registrazione al Sistema di interscambio che al fornitore per l’emissione della fattura. La Pec o il Codice destinatario vengono riportati negli spazi dedicati della fattura elettronica emessa dal fornitore per fare in modo che il destinatario possa ricevere il documento stesso.

Fatture elettroniche, il servizio può essere gestito da terzi?

Il cliente titolare di partita Iva può decidere di ricevere la fattura anche a un indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) o a un Ftp o Web Service collegato a un canale telematico (Codice destinatario) non gestito direttamente da lui. In questo caso, è un soggetto terzo o un intermediario ad agire per conto della partita Iva. La stessa intermediazione può essere svolta anche da un provider che offre servizi di ricezione e di trasmissione delle fatture elettroniche. Seguendo questa modalità il Servizio di interscambio consegna la fattura elettronica all’indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) o al canale telematico riportati sulla fattura. La lettura avviene indipendentemente dal fatto che i due canali siano riconducibili al cliente titolare di partita Iva.

Fatturazione elettronica verso clienti non registrati al Sdi

Può capitare che un fornitore emetta una fattura elettronica a favore di un operatore che non si sia registrato sul Sistema di interscambio (Sdi) dell’Agenzia delle entrate. Queste situazioni possono capitare per tre motivi legati al destinatario finale della fattura:

• la fattura elettronica è stata emessa verso un operatore in regime di vantaggio;
• il destinatario della fattura è una partita Iva a regime forfettario o un piccolo agricoltore;
• il cliente è un consumatore finale.

Cosa deve fare un operatore non iscritto al Sdi per ricevere la fattura elettronica?

In questi casi, pertanto, può avvenire che il cliente non sia registrato al Sistema di interscambio e non comunichi al fornitore alcun indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) o un proprio Codice destinatario di sette cifre. Il fornitore, in fase di predisposizione della fattura, compila la fattura inserendo i sette zeri nel campo del Codice destinatario della fattura stessa. Il cliente può recuperare la stessa fattura elettronica a lui inviata solo in “Fatture e corrispettivi” del sito del portale dell’Agenzia delle entrate. Il passaggio prevede di entrare nell’area riservata di “Consultazione“ e, infine, in “Dati rilevanti ai fini Iva“.

Cosa deve fare chi emette la fattura elettronica per farlo sapere al cliente?

Non essendoci una comunicazione diretta di ricezione della fattura elettronica per i clienti non registrati al sistema Sdi, il fornitore può avvisare il cliente. In tal caso, il fornitore può rilasciare una copia (anche cartacea o per email) della fattura elettronica emessa e inviata al Sistema di interscambio. Non si tratta però della fattura originaria utilizzabile dal cliente. Il cliente, infatti, a sua volta può consultare la fattura elettronica originale e scaricarla solo dalla sua area personale del portale dell’Agenzia delle entrate, seguendo i passaggi sopra illustrati.