Prima nota, cos’è e come si gestisce in modo semplice

La prima nota è  un registro che annota tutti i movimenti di cassa e bancari di un’azienda, Ecco alcuni consigli per gestirla in modo semplice.

Prima nota, cos’è e a cosa serve

La prima nota è un registro che permette di annotare tutte le entrate e le uscite di cassa di un’impresa. Pertanto sia una grande imprese che effettua operazioni in contanti, che un professionista o il negozio sotto casa la devono redigere. Nonostante dal primo gennaio le restrizioni sulla circolazione del contante impongano un limite massimo di 999,99 euro, ancora è possibile riceve denaro.

Questi pagamenti sfuggono al contratto bancario o di altri mezzi di pagamento. Quindi è necessario un documento che tenga in ordine i movimenti, quindi appunto la prima nota cassa. Anche se è possibile tenere una prima nota che contenga tutte le operazioni di entrata e di uscita di denaro, quindi un pochino più generale.

Quando si fa la prima nota

L’articolo 24 del DPR n. 633/1972 disciplina che la prima nota è obbligatoria per i commercianti al dettaglio esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi o per le aziende che hanno il registro dei corrispettivi in un luogo diverso da quello in cui si svolge l’attività.

Inoltre la Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 9/101 del 09/08/1979 sancisce che il registro prima nota acquisisce validità giuridica e fiscale solo se regolarmente numerato e bollato prima dell’uso.

Alcuni consigli per avere una prima nota semplice

A prescindere da chi redige la prima nota, cioè se il professionista, negozio, oppure il commercialista è bene dare alcuni consigli semplici. Tuttavia è possibile avere sia un registro fisico oppure un software che permetta di tenere sempre sotto controllo le spese. La prima cosa da fare è una corretta compilazione, che contenga le seguenti informazioni per ogni riga:

• data dell’operazione in formato gg/mm/anno;
• una descrizione chiara dell’operazione, soprattutto se si tratta del pagamento di una fattura è opportuno indicare gli estremi del documento. Questo permette anche di fare un rapido controllo, qualora servisse;
• l’importo, che va inserito nella colonna avere o uscite se si parla di una spesa; mentre nella colonna dare o entrate se si tratta di un’entrata;
• il tipo di pagamento se in contanti oppure attraverso bonifico o carte di credito;
• il saldo della cassa dopo l’operazione.

Quali sono le operazioni da inserire

Si consiglia di redigere la prima nota giornalmente in modo da non dimenticare nessun tipo di operazione. Tra queste ci sono:

• pagamento fattura d’acquisto;
• incasso fattura;
• pagamento contributi;
• incasso corrispettivi giornalieri;
• versamenti bancari;
• pagamenti F23/F24;
• pagamento di tasse ed imposte;
• accredito di un finanziamento;
• prelievo contanti presso sportello o ATM;
• pagamento oneri vari

Per fare le registrazioni, come detto, possono essere utilizzati registri cartacei, sistemi informatici, ma anche più semplicemente un foglio Excel, in uso ormai su tutti i pc. Tuttavia in commercio ci sono anche tanti programmi che permettono di gestire la prima nota attraverso l’uso di query facili da compilare e salvare.

Altri consigli utili da seguire

La prima nota non ha una forma obbligatoria, questo perché non è un momento contabile, come nel caso del libro giornale. Infatti quest’ultimo è un registro contabile, obbligatorio per legge, nel quale vengono registrati tutti i movimenti di una determinata azienda, in un dato periodo di tempo. Tuttavia la prima nota rimane sempre molto importante proprio per poter poi compilare le scritture contabili.

Infine si consiglia sempre di portare la prima nota al commercialista ogni mese o pochi mesi. Se in forma cartacea, magari è più semplice, mentre se in forma digitale, tramite file o dopo la relativa stampa. Il commercialista può utilizzarla come guida per poter capire tutti i movimenti dettagliati fatti dall’azienda. E quindi utilizzarla come base sia per le scritture contabili semplici che per documenti un pò più complessi come i bilanci formati da stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa ed eventuali relazioni aggiuntive.