Capita spesso sentire parlare di copia conforme o copia autentica per quanto riguarda determinati documenti delle pubbliche amministrazioni. Non è raro infatti che per una domanda, richiesta o pratica burocratica italiana, gli uffici pubblici chiedano ad un contribuente la copia conforme di un determinato documento. A dire il vero, ultimamente però, la semplificazione degli atti della pubblica amministrazione e del rapporto tra i cittadini e le PA ha portato spesso a far considerare com’è sufficiente la semplice autocertificazione sottoscritta da un richiedente. Non sempre però quest’ultima è sufficiente, perché come dicevamo prima, molte volte serve la cosiddetta copia conforme. Un documento maggiormente oneroso e più complicato da ottenere, anche se non impossibile come vedremo.
L’autocertificazione a volte è sufficiente e sostituisce la copia conforme
Lo stato di famiglia, il certificato di nascita, quello di residenza e così via. Queste sono molte delle certificazioni che se richieste per una determinata pratica, il contribuente può produrre tramite autocertificazione. I certificati prima citati mettono in luce una particolare tipologia di documentazione per la quale non serve alcuna copia autentica o conforme. Infatti in linea generale tutti i documenti che in teoria dovrebbero essere già presenti nelle banche dati delle pubbliche amministrazioni a nome di un contribuente, possono essere auto-certificati dallo stesso. In altri termini un contribuente può semplicemente presentare una dichiarazione sottoscritta da lui stesso con cui dichiara di essere nato in un determinato posto, in una determinata data oppure di risiedere in un determinato comune.
Non sempre l’autocertificazione serve, ecco quando la copia conforme è necessaria
Tutto questo perché grazie alle banche dati, le pubbliche amministrazioni possono facilmente verificare se le dichiarazioni del contribuente risultano veritiere o false. Un altro tipico esempio di documento che si può certificare è il titolo di studio. Per esempio, per la partecipazione ad un concorso dove è richiesto il titolo di studio, il titolo di studio in genere è richiesto. Ma ciò non significa dover per forza di cose produrre il diploma e nemmeno la copia conforme del diploma. Infatti sarà compito dell’ente titolare del concorso pubblico verificare se le dichiarazioni del candidato, siano veritiere o non corrispondano al vero.
Quando serve copia autentica di un determinato documento
Diverso invece è il caso di documenti importanti per i quali è necessario produrre la cosiddetta copia autentica. In questo caso produrre una domanda ad un determinato ente obbliga il contribuente a munirsi della
copia autentica del documento richiesto a corredo dell’istanza. Un tipico esempio è la richiesta di liquidazione delle somme di danaro che un defunto aveva depositato in banca. La richiesta degli eredi deve essere corredata dalla copia della dichiarazione di successione che deve essere autentica o conforme. Infatti gli eredi non possono recarsi in banca e dichiarare con autocertificazione di essere eredi di un defunto e di aver prodotto la
dichiarazione di successione all’Agenzia delle Entrate. Bisognerà produrre alla banca la copia autentica della dichiarazione di successione. Copia che la stessa banca tratterrà, a tal punto da rendere di fatto obbligatorio ottenere una copia conforme della successione quasi sempre.
Come si fa ad avere una copia conforme
Per autenticare una copia di un atto o di un certificato bisogna recarsi presso gli uffici competenti che possono essere quelli comunali, oppure un notaio o un altro soggetto autorizzato (per le successioni lo stesso ufficio che ha rilasciato l’originale). In pratica questi soggetti sono colori i quali confermano che la copia di un atto corrisponde esattamente all’originale. In genere per l’autentica si inserisce sopra il documento una marca da bollo e i soggetti che devono certificare l’autenticità del documento, sottoscrivevano la copia.