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Libri sociali: bollatura e numerazione, quando è obbligatoria e quando facoltativa

Quando un’azienda dichiara fallimento si dice in gergo che si portano i libri in tribunale. Anche perché è proprio così visto che il fallimento è un istituto giuridico che comporta l’obbligo di consegna, presso la cancelleria del tribunale, dei libri sociali. Ovverosia, di tutte le scritture contabili e fiscali che sono obbligatorie ai sensi di legge. Per libri sociali sempre in regola, occupiamoci allora di un aspetto specifico, ovverosia quello relativo alla bollatura ed alla numerazione.

Bollatura e numerazione libri sociali, ecco tutto quello che c’è da sapere

Al riguardo c’è da dire, prima di tutto, che la bollatura e la vidimazione dei libri sociali può essere effettuata dal notaio oppure dalla Camera di Commercio che è competente per territorio. Inoltre, ci sono i libri sociali la cui bollatura è obbligatoria, ed altri per cui è invece facoltativa.

Ed il tutto fermo restando che i libri sociali, anche quelli senza obbligo di bollatura, prima di poter essere messi in uso devono essere numerati in maniera progressiva. Così come è previsto, quando dovuto, l’assolvimento dell’imposta di bollo.

Quali sono i libri sociali a bollatura ed a numerazione obbligatoria

Nel dettaglio, i libri sociali a bollatura ed a numerazione obbligatoria differiscono anche in base al tipo di società. Per le società per azioni e per le società cooperative, infatti, sono a bollatura ed a numerazione obbligatoria il libro dei soci, il libro delle obbligazioni ed i libri delle adunanze e delle deliberazioni di tutti gli organi sociali.

Ovverosia, le assemblee, il consiglio di amministrazione o il consiglio di gestione, il collegio sindacale, oppure il consiglio di sorveglianza o il comitato per il controllo sulla gestione. E lo stesso dicasi per il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo e delle assemblee degli obbligazionisti. A bollatura ed a numerazione obbligatoria, inoltre, è pure il libro sociale degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’art. 2447-sexies c.c.

Per le S.R.L., invece, i libri sociali a bollatura ed a numerazione obbligatoria sono i libri delle decisioni. Ovverosia, le decisioni dei soci, le decisioni dagli amministratori e le decisioni collegio sindacale o del revisore se previsto.

Quali sono libri sociali a bollatura facoltativa

Fermo restando l’obbligatorietà della numerazione, e dell’assolvimento dell’imposta di bollo quando dovuta, come sopra accennato, i libri sociali a bollatura facoltativa sono invece rappresentati dal libro degli inventari e dal libro giornale. Unitamente e tutte le altre scritture contabili per le quali, in base alla natura ed alle dimensioni dell’impresa, non scatta l’obbligo della bollatura.

Come avviene la corretta bollatura dei libri sociali

Per la bollatura obbligatoria, se i libri sociali sono a fogli mobili, in ogni foglio occorrerà indicare la denominazione dell‘impresa, il codice fiscale, il tipo di libro ed il numero di pagina. Se invece il libro sociale è rilegato, allora basterà intestare, con i dati sopra indicati, solo la prima pagina oppure la copertina.

Libri sociali: modalità di conservazione

I libri sociali sono tutti quei documenti che contengono la rappresentazione dell’insieme delle persone che hanno deciso di comune accordo di costituire una società per svolgere un’attività imprenditoriale. In parole semplici: registrano tutti i movimenti svolti all’interno di una società da parte dei diversi organi. L’importanza dei libri sociali è fondamentale, tanto che la legge disciplina la loro scrittura, la tenuta e la validità. 

L’articolo 2214 del codice civile dice che: l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’azienda e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, telegrammi, e fatture ricevute e spedite.

Per quanto concerne l’obbligatorietà della tenuta dei libri sociali, l’articolo 2421 del codice civile, ritiene obbligatoria la tenuta del libro dei soci, del libero delle obbligazioni, del libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, ma anche il libro e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione; il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione; il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo (se esistente); il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti (nel caso siano state emesse obbligazioni); il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi della norma che prevede come debbano essere distinti libri sociali e scritture contabili con riferimento a un affare facente parte del patrimonio destinato e quelli per l’emissione di strumenti finanziari. In tal caso, per ciascuno degli affari deve essere istituito un libro giornale e un libro inventari.

Libri sociali facoltativi e obbligatori

Tuttavia, a suo tempo l’obiettivo del legislatore consisteva principalmente nella semplificazione degli adempimenti burocratici per le imprese minori. Tanto che, il Libro Soci è stato abrogato con la legge di conversione del decreto legge 105/08. Ciononostante, dalle Massime di due notariati (Milano e Triveneto), l’eliminazione del Libro Soci di una SRL non diviene automaticamente un divieto alla sua conservazione o semplicemente una scelta derivante dallo statuto societario. Difatti, la sua conservazione è ritenuta utile per assicurare, da parte degli amministratori, una gestione più ordinata delle attività societarie con riferimento alle attività dei soci.

Libri sociali obbligatori

Detto ciò, la tenuta obbligatoria dei libri sociali dipende dal tipo di società. Difatti, nell’elenco delle società per azioni, sono obbligatori:

  • Libro Giornale
  • Libro degli Inventari
  • Libro dei soci
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle Assemblee dei soci
  • Libro delle deliberazioni del Cda
  • Libro del Collegio sindacale
  • Libro Assemblee degli Obbligazionisti
  • Libro dei prodotti finanziari

Per quanto concerne la tenuta del Libro dei Soci e del Libro delle Obbligazioni, ma manche del Libro delle decisioni del Comitato esecutivo, quello delle assemblee degli azionisti e infine il libro dei prodotti finanziari, ne sono esenti la Società a Responsabilità Limitata, la Società a Responsabilità Limitata Semplificata, la Società a Responsabilità Limitata Unipersonale.

La conservazione dei Libri Sociali

L’obbligo di conservazione dei libri sociali presso il Registro Pubblico delle Imprese riguarda anche le società estinte. Questo, perché qualsiasi soggetto può accedervi e non è ammesso dalla legge nessun altro luogo a seguito della cancellazione di un’impresa.

Anche in caso di liquidazione societaria, qualunque soggetto deve accedere ai libri sociali, ma stavolta non obbligatoriamente presso il Registro delle Imprese. Infatti, tramite una visura camerale, il soggetto può trovare il luogo presso il quale i libri sociali sono stati conservati.

Poiché accedervi è un diritto, quindi, nessun ostacolo deve essere posto in essere, l MISE invita quindi a segnalare eventuali difficoltà nell’accesso tramite PEC alla Camera di Commercio competente e, per competenza, anche al proprio indirizzo dgv.div07@pec.mise.gov.it.

L’almanacco fiscale del giorno [16 Marzo 2010]

ENPALS | Contributi mensili. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento dei contributi previdenziali a favore dei lavoratori dello spettacolo.

INPGI | Contributi. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento dei contributi previdenziali dei giornalisti professionisti relativi alle retribuzioni maturate nel mese precedente.

INPS | Contributi manodopera agricola. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento dei contributi relativi alla manodopera agricola.

INPS | Contributi mensili. Cosa si deve fare? Oggi i datori di lavoro devono all’Inps i contributi previdenziali a favore dei lavoratori dipendenti, con riguardo alle retribuzioni maturate nel mese precedente

INPS | Gestione Separata. Cosa si deve fare? Oggi i committenti e gli associanti versano il contributo previdenziale sui compensi corrisposti nel mese precedente.

INTRATTENIMENTI | Imposta. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento dell’imposta sugli intrattenimenti relativi alle attività svolte con carattere di continuità nel mese precedente.

IVA | Dichiarazioni d’intento. Cosa si deve fare? Oggi vanno inviati telematicamente all’Amministrazione Finanziaria i dati contenuti nelle dichiarazioni d’intento ricevute nel mese precedente.

IVA | Liquidazione mensile. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento dell’Iva dovuta per il mese precedente.

IVA | Liquidazione annuale. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento, in unica soluzione o come prima rata, dell’Iva relativa al periodo d’imposta 2009, derivante dalla dichiarazione annuale senza maggiorazione di interessi.

LAVORO | Libro Unico. Cosa si deve fare? Oggi scade il termine per effettuare le registrazioni relative al mese precedente.

SOSTITUTI D’IMPOSTA | Addizionali. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento delle addizionali regionali/comunali all’Irpef trattenuta ai lavoratori dipendenti sulle competenze del mese precedente.

SOSTITUTI D’IMPOSTA | Ritenute. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento delle ritenute su redditi da lavoro dipendente e assimilati, lavoro autonomo, provvigioni, nonché su corrispettivi per contratti d’appalto nei confronti dei condomini.

TASSA ANNUALE | Libri contabili e sociali. Cosa si deve fare? Oggi si effettua il versamento della tassa annuale di Concessione Governativa per la bollatura e numerazione dei registri in misura forfettaria.

Vidimazione dei libri sociali

Termine: il 16 marzo

Le società di capitali hanno tempo fino a martedì 16 marzo 2010 per effettuare la vidimazione dei libri sociali.

Con questo termine, le imprese devono risolvere il pagamento della concessione governativa per la bollatura, la numerazione di libri e registri sociali ovvero libro dei soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, del consiglio di amministrazione, del collegio sindacale, del comitato esecutivo, delle assemblee degli obbligazionisti.

L’importo deve essere effettuato utilizzando il mod. F24 con il codice tributo “7085” (sempre che non si faccia ricorso all’istituto della compensazione), prescinde sia dal numero dei libri e dei registri tenuti, che dalle relative pagine, ed è quantificato in:

euro 309,87 se, al 1° gennaio 2010, l’ammontare del capitale sociale o del fondo di dotazione non è superiore ad euro 516.456,90;
euro 516,46 se, al 1° gennaio 2010, l’ammontare del capitale sociale o del fondo di dotazione è superiore ad euro 516.456,90.

Paola Perfetti