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Quali fatture elettroniche devono essere firmate digitalmente

Nel generare e nel trasmettere le fatture elettroniche, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che è gestito dall’Agenzia delle Entrate, l’uso della firma digitale garantisce al documento non solo l’autenticità dell’origine, ma anche l’integrità del contenuto della fattura elettronica. Vediamo allora quali fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente firmate digitalmente, e quali invece no.

Quali fatture elettroniche devono essere firmate digitalmente e quali invece no

Nel dettaglio, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che è gestito dall’Agenzia delle Entrate, non c’è obbligo di firma digitale per le fatture elettroniche quando gli attori in gioco sono dei privati. Di contro, per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, quello della firma digitale del documento è in tutto e per tutto un obbligo.

Di conseguenza, inviare una fattura elettronica alla PA senza la firma digitale è un’operazione inutile. In quanto il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate non farà altro che scartarla. In altre parole, qualsiasi titolare di partita IVA, al fine di avere dei rapporti di natura commerciale con le Amministrazioni Pubbliche, deve necessariamente dotarsi di firma digitale.

Dalla PEC alla firma digitale, nei rapporti con la PA si chiude il cerchio sulla dematerializzazione dei documenti

Nel rapporto con la PA, inoltre, l’uso obbligatorio della firma digitale per le fatture elettroniche chiude il cerchio sulla dematerializzazione dei documenti. Visto che, per l’invio e per la ricezione della documentazione, come quando si invia una raccomandata postale con ricevuta di ritorno, nei rapporti con la PA l’uso della posta elettronica certificata (PEC) è ormai ampiamente consolidato.

Come si firma il file FatturaPA e qual è il portale istituzionale con tutte le FAQ

Detto questo, per la firma digitale del file FatturaPA è necessario un certificato di firma qualificata. Ovverosia, un certificato che, previa esibizione di un documento di identità, è stato rilasciato ad una persona fisica.

Al riguardo, per la fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), c’è il portale istituzionale fatturapa.gov.it. Dove, tra l’altro, sono presenti sulla FatturaPA, compreso l’obbligo di firma digitale, tutte le risposte alle domande più frequenti.

In merito ricordiamo, infine, che l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, con addio al documento cartaceo, è entrato in vigore con la Finanziaria del 2008. Ovverosia, con la Legge numero 244 del 24 dicembre del 2007.

SPID gratuito: ecco come ottenerlo con i vari provider

Avere un’identità digitale è oggi essenziale per poter accedere a numerosi servizi, ad esempio per verificare la propria posizione previdenziale attraverso l’INPS, oppure per poter partecipare a concorsi pubblici. Questi sono solo alcuni esempi. Ora cerchiamo di scoprire come avere lo SPID gratuito.

Il sistema di identità digitale in Italia

La prima cosa da ricordare è che oggi ci sono diverse tipologie di identità digitale. In primo luogo vi è lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), si tratta del principale metodo di autenticazione, fino a qualche mese fa era gratuito richiedendolo presso Poste Italiane, ora è a pagamento.

La seconda tipologia di identità digitale è la CIE ( Carta di identità Elettronica) per poter però accedere a diversi servizi è necessario avere una CIE 3.0 cioè di ultima generazione, insieme a questa è stato consegnato un PIN di 8 cifre, 4 consegnate presso il Comune dove è avvenuta la richiesta e altre 4 consegnate insieme alla Carta di Identità Elettronica.

Infine, c’è la CNS, Carta Nazionale Servizi, che richiede però il possesso di una smart card o un penna USB che contiene il codice di identità digitale.

Perché è importante avere lo SPID gratis?

Questo in linea di massima, infatti vi sono siti della Pubblica Amministrazione che consentono di entrare utilizzando a scelta uno dei metodi ora visti, ma vi sono altri siti che richiedono esclusivamente l’uso dello SPID, questo ad esempio vale per la partecipazione a concorsi pubblici, infatti mentre il ministero della difesa consente di iscriversi ai concorsi utilizzando uno dei tre metodi visti, gli altri siti della Pubblica Amministrazione consentono l’iscrizione esclusivamente con l’uso dello SPID.

C’è però ancora oggi la possibilità di avere uno SPID gratis. In particolare facciamo l’esempio di un utente che abbia una carta di identità elettronica 3.0, l’unica ora emessa che ha un costo di certo non basso, che si ritrova però a dover chiedere anche uno SPID perché, sempre come esempio, non può iscriversi a un concorso. Si ritrova purtroppo a dover effettuare un altro esborso che spesso ha un costo rilevante.

La soluzione per questo tipo di utente è richiedere lo SPID gratis utilizzando appunto la Carta di Identità Elettronica.

SPID gratuito: come ottenerlo?

Ad oggi sono diversi i provider che consentono di ottenere lo SPID con questo metodo. Ricordiamo che per ottenere lo SPID è possibile rivolgersi solo a provider autorizzati, si tratta di: TIM, Spid Italia, Register; Infocert; Poste id; Namirial; Lepida, Intesa. id; Aruba.id; Sielte.id.

Alcuni di questi operatori consentono di ottenere tramite CIE lo Spid gratuito.

Poste italiane permette di avere lo SPID gratuito online senza recarsi presso un ufficio, a coloro che hanno una CIE 3.0 oppure una CNS con smart card o una firma digitale.

Sielte ID è il provider che consente sempre di avere lo SPID gratuito e si può utilizzare carta di identità elettronica 3.0, 1.0 o 2.0 ( negli ultimi due casi con lettore smart card), CNS ( con lettore smart card), firma digitale, riconoscimento via webcam oppure allo sportello.

Intesa ID consente di avere lo SPID gratuito solo se si è in possesso di una firma elettronica qualificata.

Infocert ID invece richiede o la firma digitale oppure CNS, negli altri casi lo SPID è a pagamento.

Aruba ID rispetto a Infocert consente di avere lo Spid gratuito anche con carta di identità 3.0.

Namirial ID consente di avere lo spid gratuito con CIE 3.0, oppure con Carta Nazionale Servizi accompagnata da lettore di Smart Card oppure con firma digitale.

Lepida ID oltre alle modalità viste per Namirial, ammette anche l’autenticazione di persona presso uno dei soggetti abilitati sempre gratuitamente.

Firma elettronica: come funziona e come si richiede

Sempre più spesso, al giorno d’oggi, ci si ritrova a dover inviare documenti per via digitale e talvolta anche firmarli. Ma la firma elettronica come funziona e come si richiede? Scopriamo un po’ il necessario da sapere in merito alla questione.

Firma elettronica di cosa si tratta e come funziona

Innanzitutto partiamo col precisare una sottile differenza, tra firma elettronica e firma digitale. Una differenza che spesso sfugge ai meno attenti, anche perché appaiono per similitudine la stessa cosa.

La differenza sta in un semplice dettaglio, infatti se la firma elettronica è un principio giuridico generale, la firma digitale è una tipologia specifica di firma elettronica qualificata. La firma digitale è prevista solo in Italia ed è regolamentata dal CAD (Codice Amministrazione Digitale).

Andiamo ora a vedere come funziona la firma elettronica.

Come detto, la firma elettronica è quella che consente di scambiare in rete documenti con piena validità legale. La firma elettronica qualificata (FEQ) – o digitale – è il risultato di una procedura informatica, detta validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici.

Come ottenere la firma digitale qualificata?

La firma digitale è uno strumento che permette ai cittadini, ai professionisti ed alle imprese di firmare dei documenti facendoli diventare documenti con valore legale, ed è il risultato di un procedimento informatico che pone le sue basi sui seguenti concetti:

– autenticità, per garantire e certificare chi è che ha firmato il documento e si è assunto anche la responsabilità del suo contenuto,

– integrità, condizione che serve a dimostrare dal momento in cui è stato firmato fino al momento in cui è utilizzato esso non è mai stato modificato,

– non ripudio pertanto chi ha firmato il documento mediante la firma elettronica non può poi disconoscerlo.

Per poter ottenere la firma digitale occorre ricorrere ai prestatori di servizi fiduciari presenti in una serie di elenchi di fiducia gestiti dai singoli Stati membri europei. Va detto che sono esistenti diversi prodotti di firma digitale e questi sono generalmente costituiti da un device, spesso si tratta di una smart card, che contiene un certificato di firma digitale rinnovabile ed un dispositivo che serve per leggere la smart card stessa.

In ultimo, ma non ultimo, esistono anche dispositivi di firma digitale remota che permettono di firmare documenti, anche in maniera massiccia, grazie alle soluzioni in cloud. E’, inoltre possibile anche ottenere una firma digitale con lo Spid, con cui già si è superati l’identificazione e l’autenticità.

Quanto costa la firma digitale?

Per quanto riguarda i costi di un dispositivo di firma o delle credenziali per la sottoscrizione remota (ovvero in modalità server) sono variabili e dipendono dall’offerta del mercato e dai meccanismi di vendita ad esso connessi.

In genere l’ordine di grandezza è di poche decine di euro anche per modalità di sottoscrizione remota.

Il costo sale se si sceglie il chip installato in un token USB che fa anche da lettore il chip medesimo. La fascia è tra i 60 e gli 80 euro circa, ovviamente, più IVA.

Alcuni ordini professionali e le Camere di Commercio in sede di iscrizione dell’impresa rilasciano gratuitamente il dispositivo di firma.

Naturalmente, pure le aziende lo fanno per i soggetti che svolgono attività professionali per le quali serve la firma digitale.

Questo, dunque è quanto di più necessario da sapere in merito alla firma elettronica e la sua autentificazione in firma digitale, riguardo a funzione, richiesta e costi per ottenerla.

Nuove frontiere del digitale: l’atto notarile a distanza

In futuro sarà possibile vendere o acquistare casa, fare una donazione, costituire una società e stipulare altri importanti atti senza andare dal notaio? Il futuro è già vicino e l’atto notarile a distanza o semplicemente online viene già applicato in alcuni contesti.

L’evoluzione tecnologica e il ruolo del notaio

Con il passare del tempo si sta andando sempre più verso una digitalizzazione dei vari servizi offerti, a supportare questo importante cambiamento sono diversi fattori, tra cui l’evoluzione tecnologica che permette di avere un supporto digitale unico nel suo genere anche grazie allo sviluppo di reti informatiche sempre più veloci e sicure e lo sviluppo di software e app che rendono le varie operazioni da compiere veloci e comunque “certificate”. Questa evoluzione ha toccato praticamente tutti i settori della nostra vita e la pandemia ha sicuramente accelerato il processo. Ciò che fino a poco tempo fa era rimasto quasi intoccabile era invece il ruolo del notaio, ma ora degli importanti cambiamenti ci sono anche per questa figura professionale e si fa sempre più spazio l’atto notarile a distanza.

Il notaio è una figura giuridicamente molto importante in Italia infatti lui è considerato pubblico ufficiale e in base all’articolo 2700 del codice civile l’atto pubblico da lui formato fa piena prova fino a querela di falso della provenienza del documento e delle dichiarazioni che le parti hanno reso davanti a lui. Per la stipula dell’atto pubblico la legge però richiede che le parti siano contemporaneamente presenti davanti al notaio, che deve comunque essere di prossimità, cioè operare nell’ambito della Corte di Appello della residenza di almeno una parte che partecipa all’atto o del luogo in cui si trova il bene oggetto dell’atto. La forma dell’atto pubblico d’altronde è richiesta per molti negozi giuridici, ad esempio per la donazione. Quindi abbiamo un sistema che prevede che alcuni negozi siano fatti con atto pubblico (donazione, costituzione società…) e che per l’atto pubblico richiede la presenza contemporanea davanti al notaio.

I passi verso l’atto notarile a distanza e online

Questa prassi però è in via di superamento e il primo atto che ha aperto alla possibilità di avere un atto notarile a distanza è il Company Law Package varato il 25 aprile 2018 e che mira alla modifica di diverse direttive dell’Unione Europea al fine di uniformare il diritto dei Paesi Membri dell’Unione Europea e di conseguenza incide anche sulla materia degli atti pubblici al fine, tra gli altri, di regolare in modo armonico le operazioni transfrontaliere.

Segue la direttiva 2019/1151 che fissa i principi per la costituzione delle società online.

L’Italia procede quindi a piccoli passi all’adeguamento. Il primo passo è stato la creazione della piattaforma del Consiglio Nazionale del Notariato, questa rappresenta una sorta di cyberspazio a disposizione dei notai e che consente di formare atti online, e del software “iStrumentum- Notartel” che permette al notaio di verificare online la firma digitale dei partecipanti all’atto. La piattaforma e il software consentono di preparare, creare, verificare e costruire l’atto informatico. Le prime applicazioni dell’atto notarile a distanza e definito telematico hanno riguardato la vendita a distanza con lo strumento della forma digitale.

Per questa tipologia di atto è però necessaria la presenza di due notai che contemporaneamente e in cooperazione utilizzano lo stesso sistema per la raccolta e la verifica delle firme firme digitali. L’atto e i suoi allegati sono quindi contenuti in un documento informatico sottoscritto dalle parti e dal notaio.

BRIS: Business Register Interconnection System

Tra gli atti degni di nota e che aprono lo spazio a una nuova dimensione societaria c’è la direttiva 2012/17/UE, recepita con la circolare del MISE 3701/C del 2017 e che istituisce il BRIS Business Register Interconnection System, cioè un sistema di interconnessione dei registri delle imprese degli Stati Membri. Un’altra apertura nei confronti dell’uso delle nuove tecnologie è stata applicata per far fronte alla crisi pandemica, si è quindi proceduto verso un ulteriore passo verso la piena adottabilità dell’atto notarile a distanza, infatti la Massima 187 della Commissione Massime del Consiglio Notarile di Milano ha previsto la possibilità di svolgere attraverso videoconferenza le assemblee delle società.

Costituzione SRL online in Italia

L’ultima novità sicuramente molto importante è stato il decreto legislativo 183 dell’8 novembre 2021 ed entrato in vigore il 14 dicembre che riconosce la possibilità della costituzione online della SRL e della SRLS, anche in questo caso si è di fronte al recepimento di una direttiva europea ed è prevista la preferenza per il notaio di prossimità che deve quindi avere la sede nella Corte di Appello del luogo in cui sarà ubicata la società oppure dove vi è la residenza di uno dei soci.

Le frontiere del diritto con l’atto notarile a distanza

Come si può notare, le aperture alla possibilità di effettuare atti notarili a distanza sono limitate a casi specifici e soprattutto l’Italia sta agendo a piccoli passi, in parte spinta dall’Unione Europea. Il timore è che si vada verso un riconoscimento limitato delle funzioni del notaio, anche se in realtà in nessuno di questi atti esclude la sua presenza o lede e offende l’importanza del suo ruolo. Sono molti i giuristi che auspicano una “certa osservazione” di ciò che accade ai nostri vicini, in particolare la Francia, Belgio e Regno Unito, prima di addentrarci nelle nuove frontiere del diritto online. In realtà l’Italia è sempre stata la patria del diritto e si dovrebbe ricominciare ad avere fiducia in capacità e lungimiranza degli esperti che scrivono le nostre leggi per ritornare ad essere quelli a cui gli altri guardano.

Per maggiori approfonditmenti sui temi caldi che aprono alla possibilità di stipulare un atto notarile a distanza si possono leggere gli articoli:

Costituire online SRL: ora si può. Ecco come farlo dal 14 dicembre 2021

Firma digitale: cos’è e perché tutti dovrebbero averne una

Firma digitale: cos’è e perché tutti dovrebbero averne una

Ci aspetta un futuro sempre più digitalizzato e online e di conseguenza ognuno di noi dovrà essere dotato degli strumenti giusti per poter operare e interloquire con pubbliche amministrazioni, professionisti e aziende. Tra gli strumenti che viene più frequentemente richiesto è la firma digitale o una firma elettronica avanzata. In questo caso ci occupiamo esclusivamente della firma digitale, come funziona e come si può avere?

Perché è utile avere una firma digitale

Abbiamo parlato della firma digitale nel trattare la costituzione online della SRL, ma questo è solo uno dei casi in cui è necessario avere tale strumento, infatti nella vita quotidiana viene sempre più spesso richiesto, ma soprattutto in futuro la richiesta sarà ancora maggiore perché c’è un investimento massiccio nelle nuove tecnologie digitali che dovrebbero semplificare molte procedure. Naturalmente questa conversione al digitale può stupire e creare un po’ di imbarazzo in chi non è abituato all’uso delle nuove tecnologie o ne fa un uso limitato, ma con un po’ di tempo e buona volontà tutti potremo godere dei vantaggi.

Per una visione di insieme sull’uso delle nuove tecnologie, basti laggere l’articolo: Piano di Transizione 4.0 per ricerca e sviluppo: come accedere ai fondi

La firma digitale può essere usata per sottoscrivere qualunque tipologia di documento, file Word, PDF, Excel e XML e fa piena fede fino a querela di falso della provenizneza del documento in quanto garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, ha lo stesso valore di quella autografa apposta in presenza di un pubblico ufficiale. La firma digitale è necessaria anche per apporre la firma sulle fatture elettroniche che sono ormai la realtà quotidiana per le imprese e per i professionisti. Proprio per questo nel 2020 le firme digitali in circolazione erano oltre 20 milioni.

Possono dotarsi di una firma digitale tutte le persone fisiche e per ottenerla è necessario rivolgersi a prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Cos’è la firma digitale

La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica rilasciata con l’uso di un meccanismo a chiavi crittografiche che consente di riferire la stessa in modo univoco a un unico soggetto e al documento a cui è apposta. In base all’articolo 24 del CAD (Codice Amministrazione Digitale, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ) “l’apposizione della firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”. Ha lo stesso valore di una firma autografo, caratteristiche che invece non hanno tutte le tipologie di firma elettronica.

Come ottenerla

A dare questa certezza di validità, univocità, affidabilità e validità legale è la procedura attraverso la quale si procede al rilascio della firma digitale. Al richiedente infatti è assegnata una coppia di chiavi, una chiave pubblica perché nota a tutti gli interessati e una chiave privata e a controllo esclusivo del titolare. La chiave viene installata in un ambiente sicuro, solitamente nel chip di una smart card, tipo quella presente nello smartphone e può essere utilizzata solo tramite una password di sblocco. Quindi chi richiede la firma digitale riceve una smartcard inserita in una pennetta che contiene anche il certificato di validità della firma, infine occorre una password che la sblocchi al momento dell’uso.

La procedura per ottenere la firma digitale può leggermente variare in base al provider scelto per il rilascio. Una volta acquistata la firma digitale, è necessario procedere all’identificazione presso un Pubblico Ufficiale in Comune, presso Poste Italiane oppure attraverso la web cam. Per chi ha uno SPID o una CIE è possuibile completare la procedura utilizzando tali codici, infatti SPID e CIE consentono l’identificazione univoca del soggetto. Per quanto riguarda i costi, variano da 25 euro a 80 euro in base alla soluzione scelta. Il costo è più elevato nel caso in cui si sceglie il chip installato in un token USB.

Come usare una firma digitale

Per firmare è necessario utilizzare un software che, una volta iniziata la procedura di firma, calcola l’impronta digitale del documento e vi appone la funzione di hash, si tratta di una stringa alfanumerica, in modo da identificare in modo univoco il documento. Una volta messa l’impronta si può validare il dispositivo di firma tramite l’inserimento della password o pin, parte quindi la cifratura dell’impronta e la firma digitale del documento.

La sequenza detta così può sembrare complicata, ma in realtà tutto avviene in breve tempo e con una procedura guidata facile. Il destinatario del documento può verificare l’autenticità della stessa utilizzando un software che estrae la chiave pubblica.

Costituire online SRL: ora si può. Ecco come farlo dal 14 dicembre 2021

E’ entrato in vigore il 14 dicembre 2021 il decreto legislativo 183 dell’8 novembre 2021 che completa il recepimento della direttiva europea 2019/1151 che modifica la direttiva UE 2017/1132 . Il decreto prevede la possibilità di costituire online SRL e SRLS. Ecco le varie procedure da seguire per farlo.

Costituire online SRL e SRLS: principi fondamentali

L’obiettivo della normativa è semplificare le procedure per la costituzione di queste due tipologie di società di capitali, ciò attraverso la digitalizzazione. La disciplina prevede il superamento dell’articolo 47 della legge 16 febbraio 1913 n. 89 che prevedeva la presenza davanti al notaio per la stipula dell’atto costitutivo.

La direttiva europea 2019/1151 fissa dei principi a cui gli Stati Membri devono adeguarsi, in particolare stabilisce che la costituzione della Società debba avvenire nell’arco di 5 giorni nel caso in cui siano utilizzati dei moduli standard, mentre in caso contrario il termine massimo per concludere la procedura è di 10 giorni. Non impone l’atto pubblico per la redazione dell’atto costitutivo, ma di fatto lascia gli Stati Membri liberi di utilizzare la tipologia di atto utilizzata nel diritto societario interno, nel caso dell’Italia quindi atto pubblico. I documenti devono però essere in formato aperto e strutturato e devono essere inviati in forma digitale al Registro delle Imprese.

Il recepimento della direttiva

Trattandosi di un decreto legislativo è naturalmente presente una legge di delega del Parlamento che indica i criteri generali a cui deve attenersi il Governo nella redazione della disciplina di dettaglio, contenuta poi nel decreto legislativo. La legge di delega all’articolo 29 prevede che possano accedere alla costituzione online SRL e SRLS che abbiano:

sede in Italia;
il capitale deve essere versato con conferimenti in denaro attraverso un bonifico su un conto corrente intestato al notaio rogante. Sono quindi esclusi i conferimenti in natura o in opere. La direttiva prevede la possibilità di versare i conferimenti su un conto bancario di una banca che opera nell’Unione Europea e che consenta di identificare l’ordinante, ma l’Italia ha preferito non recepire questa parte;
inoltre l’atto deve essere stipulato con atto pubblico, attraverso una videoconferenza effettuata con l’uso di una piattaforma internet e con sottoscrizione dello stesso mediante firma elettronica riconosciuta (firma digitale o altro tipo di firma elettronica avanzata);

La piattaforma deve assicurare:

un collegamento continuo;
visualizzazione dell’atto da sottoscrivere;
tracciamento di ogni attività;
conservazione degli atti.

Deve essere, infine, sottolineato che nel caso in cui una delle parti sia sprovvista di forma elettronica qualificata o firma digitale, il notaio attraverso la piattaforma telematica deve essere in grado di fornire immediatamente una firma digitale. In realtà il servizio è già fornito da Notartel.

Costituire online SRL e SRLS: obblighi del notaio

Si deve rammendare che le procedure devono essere seguite in modo molto rigoroso, infatti è previsto che qualora il notaio dubiti dell’identità di uno o più partecipanti alla videoconferenza, debba immediatamente interromperla e richiedere la presenza fisica delle stesse. Tale procedura trova applicazione anche nel caso in cui il notaio abbia dubbi sulla capacità di agire di uno dei soggetti presenti in videoconferenza. Siccome la disciplina prevede che l’attuazione della normativa sulla costituzione online della SRL e della SRLS non debba prevedere maggiori oneri per le finanze pubbliche, è previsto che la piattaforma sia predisposta e amministrata dal Consiglio Nazionale del Notariato.

La piattaforma naturalmente deve avere caratteristiche ben specifiche, cioè deve consentire al notaio di identificare in modo univoco i partecipanti, deve consentire la verifica della firma digitale apposta e la validità dei certificati di firma e infine deve consentire di percepire ciò che accade intorno ai partecipanti. Queste norme molto precise hanno l’obiettivo di evitare che attraverso questa procedura ci possano essere degli illeciti.

Al fine di evitare errori per la costituzione online di SRL e SRLS è possibile utilizzare i modelli di statuto e atto costitutivo standard, messi a disposizione dal Ministero per lo Sviluppo Economico e disponibili sui siti della camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura . Nel caso in cui la società venga costituita con l’uso di moduli standard degli atti il compenso del notaio deve essere ridotto del 50%.

Deve infine essere sottolineato che alla SRL costituita online si applicano le stesse clausole di ineleggibilità e decadenza prevista per gli amministratori di una Società Per Azioni (articolo 2382 del codice civile, cioè interdizione, inabilitazione, fallimento, condanna, incapacità ad esercitare uffici direttivi) ed è responsabilità degli stessi autodichiarare la presenza di cause di ineleggibilità o decadenza.

Come viene individuato il notaio a cui rivolgersi?

Abbiamo detto che per potersi avvalere delle novità introdotte con il decreto legislativo e inerenti la costituzione online della SRL è necessario che la società abbia sede in Italia, questo però non vuol dire che i soci debbano essere residenti in Italia. Fatta questa premessa, se i “fondatori” hanno residenza all’estero e vogliono una SRL con sede in Italia, per la costituzione possono rivolgersi a qualunque notaio con sede in Italia. In caso contrario e quindi se i soci fondatori abbiano la residenza in Italia occorre scegliere un notaio con sede nella regione in cui ha la residenza almeno uno dei soci o nella regione dove si fissa la sede legale della SRL.Viene quindi mantenuto il principio della territorialità.

Non è prevista per ora la possibilità di utilizzare la procedura online per la costituzione di altre tipologie di società, infatti l’Italia ha deciso di recepire la direttiva nei suoi contenuti minimi.

E’ prevista la possibilità per il notaio di procedere a una rettifica unilaterale dell’atto solo per l’eliminazione di meri errori materiali. In questo caso è tenuto a certificare l’operato attraverso un atto pubblico da lui redatto e deve trattarsi comunque di una mera attività ricognitiva della volontà delle parti che sia possibile comunque ricostruire attraverso atti propedeutici.

Per maggiori informazioni su SRL e SRLS, leggi gli articoli:

SRL Semplificata: i costi, gli adempimenti e come funziona

Aprire una SRL: le caratteristiche, gli adempimenti e costi

SUAP: come funziona lo Sportello Unico Attività Produttive

Semplificare è la parola d’ordine che negli ultimi anni sentiamo sempre più spesso ripetere e la Pubblica Amministrazione è “l’entità” che nel tempo ha accumulato sempre più oneri burocratici. Contemporaneamente si è però avvertita l’esigenza di semplificare, per raggiungere tale obiettivo nasce il SUAP (Sportello Unico Attività Produttive) che si pone come referente unico per le imprese al fine di agevolare gli adempimenti. Ecco chi deve rivolgersi al SUAP e quali sono le sue mansioni.

Cos’è il SUAP

Molte persone all’idea di dover aprire un’attività iniziano a tremare perché da sempre in Italia gli oneri burocratici e gli uffici a cui rivolgersi per poter iniziare un’attività sono numerosi e non mancano casi di rimbalzi di resposabilità e competenze in grado di mandare in tilt anche i professionisti più qualificati.

Per risolvere tali blocchi si è pensato a un referente unico, individuato nel SUAP. Il SUAP è lo Sportello Unico Attività Produttive, nasce con il DPR 160 del 2010 ed è al servizio delle imprese già costituite o di chi vuole avviare un’impresa, la struttura si avvale di uno sportello telematico e uno sportello fisico presente in ogni Comune italiano, in base al DPR si occupa di tutti i procedimenti che hanno ad oggetto l’esercizio di attività di imprese e il titolare deve rivolgersi ad esso per l’apertura di nuove attività, per azioni relative a localizzazione, trasformazione, trasferimento, ristrutturazione, ampliamento, conversione, cessazione o riattivazione dell’attività.

Questo implica che chi esercita attività di impresa, in forma individuale o collettiva, per qualunque azione che comporti una modifica dell’assetto, deve comunque rivolgersi al SUAP che si occuperà di fornire informazioni, ma è anche un raccordo tra tutti gli enti pubblici coinvolti. L’obiettivo è fare in modo che chi vuole iniziare un’attività imprenditoriale, oppure ne ha già una e vuole effettuare delle modifiche, abbia un unico referente pubblico e quindi non sia sballottato tra diversi uffici per riuscire a portare a termine le operazioni.

Cosa fa il SUAP

Per l’accesso telematico ai servizi è disponibile il servizio al sito www.impresainungiorno.gov.it da qui è possibile accedere allo Sportello Unico Attività Produttive del Comune di riferimento, che è sempre quello in cui si vuole ubicare la propria impresa o quello del comune in cui è già ubicata. Il sito può essere utilizzato per ricevere informazioni, ma anche per caricare dei documenti, accedere alle proprie pratiche e controllare lo “stato” in cui si trovano. Il sito consente di aprire l’impresa in un giorno svolgendo tutte le pratiche online, ciò attraverso il servizio “ComUnica” che permette di inviare i documenti a un solo ente, la Camera di Commercio, da qui è possibile ottenere la registrazione della posizione INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, si può ottenere codice fiscale e partita IVA. Per tutte le pratiche sono indicati i costi e di conseguenza tutte le operazioni sono compiute all’insegna della trasparenza.

Un altro fattore importante è rappresentato dal fatto che i moduli sono unici a livello nazionale, questo vuol dire che per qualunque pratica debba essere compiuta, è possibile accedere allo sportello telematico SUAP, scaricare la modulistica, compilarla e quindi inviarla o consegnarla allo sportello fisico su moduli che sono identici in tutto il territorio e quindi senza troppe pastoie burocratiche.

Come accedere al SUAP

Per prima cosa è necessario collegarsi al sito www.impresainungiorno.gov.it in secondo luogo scegliere il comune di riferimento, registrarsi con SPID, CIE o CNS.

Per accedere al SUAP è necessario disporre di un indirizzo di posta elettronica certificata PEC e una firma digitale con il sistema Token USB o tramite un lettore. Fatti questi passi si accede alla “scrivania” una sorta di ufficio virtuale che permette di dialogare con la Pubblica Amministrazione.

Naturalmente è necessario anche disporre di un computer e di una connessione internet.

Il funzionamento è piuttosto semplice, in base alla tipologia di atto che si deve compiere, ad esempio una nuova localizzazione dell’attività, è possibile reperire modelli e informazioni sulla documentazione necessaria.

Solitamente è necessario avere una SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività), oppure per i procedimenti in cui non è necessaria la SCIA si opta per il “procedimento Unico”. Una volta stabilito ciò, si propone un’istanza inviando telematicamente moduli e allegati eventualmente necessari. A questo punto dal SUAP parte la comunicazione ai vari enti che hanno differenti ruoli e competenze. Se tutto è in ordine, la pratica ha un esito positivo, in caso contrario ha un esito negativo, possono comunque essere corrette le varie pratiche e integrate. E’ il SUAP stesso a indicare eventuali altre integrazioni da effettuare.

Naturalmente per chi ha delle difficoltà a gestire il processo telematico, è possibile anche rivolgersi allo Sportello Unico Attività Produttive del Comune di competenza.

iStrumentum, da Aruba il software per il notariato

Il notariato italiano anticipa i tempi e, grazie alla partnership tra Notartel, società informatica di sua proprietà, e Aruba PEC S.p.A. società del Gruppo Aruba, mette a disposizione dei notai iStrumentum, il nuovo per la stipula degli atti notarili informatici.

Il nuovo programma per il notariato accompagna il notaio nell’intero processo di preparazione, creazione, verifica e costruzione dell’atto informatico notarile e dei suoi allegati e ne semplifica la gestione.

Disponibile per il download già da metà febbraio, iStrumentum consente di gestire interamente l’atto notarile, dalle fasi preliminari (verifica dei dati anagrafici dei comparenti, redazione del testo principale dell’atto, raccolta degli eventuali allegati) fino alla fase di stipula (autenticazione dei comparenti, lettura dei testi al loro cospetto, raccolta delle firme).

Per garantire la massima sicurezza, il nuovo software del notariato non si limita solo a inserire nel documento l’immagine della firma delle parti, ma “cattura” il segno grafico inserito sul tablet tramite apposita firma grafometrica.

La firma di ciascun sottoscrittore di un atto viene associata al tempo di scrittura, alla pressione esercitata sul tablet, alla posizione della mano, alla velocità, accelerazione e ritmo nel momento della sottoscrizione: criteri che garantiscono la massima sicurezza, creando un legame fra i tratti biometrici del firmatario e il documento sottoscritto, rendendo quindi univoca l’identità del firmatario per un preciso documento.

Con iStrumentum, il processo digitale si svolge con questi passaggi:

Il notaio prepara il testo dell’atto pubblico informatico e lo riversa in pdf;
Le parti sottoscrivono l’atto con firma digitale o firma grafometrica;
Il notaio verifica la corretta apposizione delle firme da parte di coloro che presenziano alla stipula e che hanno apposto la propria firma sull’atto;
Il notaio firma a sua volta tutti gli oggetti costituenti la stipula e salva l’atto pubblico informatico;
Il software calcola l’impronta di tutti gli oggetti, apponendo una firma di processo e richiedendo una marca temporale.

Due le versioni previste del software per il notariato: la prima per desktop (già disponibile) e la seconda web (disponibile a partire dai prossimi mesi). Con iStrumentum dall’inizio di marzo sono già stati stipulati i primi atti con firma grafometrica e non più solo con firma digitale.

iStrumentum, il nuovo software del notariato

La tecnologia aiuta nella pratica di tutti i giorni i professionisti di diversi campi, anche di quelli che, a tanti, possono sembrare meno proiettati sul futuro e la tecnologia come i notai. Invece la professione notarile si arricchisce di strumenti all’avanguardia come iStrumentum il nuovo software sviluppato da Notartel, in collaborazione con Aruba, e di proprietà del Consiglio Nazionale del Notariato, presentato in anteprima nel corso del recente Congresso Nazionale del Notariato.

Il software consentirà ai cittadini, una volta messo progressivamente a disposizione di tutti gli studi notarili italiani, di sottoscrivere dal notaio il proprio atto digitale, in assoluta sicurezza e semplicità.

Notartel, società informatica partecipata dalla Cassa e dal Consiglio Nazionale del Notariato, ha messo a punto un programma che accompagna il notaio nell’intero processo di preparazione, creazione, verifica e costruzione dell’atto informatico notarile e dei suoi allegati, per la sottoscrizione dei quali sarà possibile utilizzare indifferentemente la firma digitale (per chi ne è dotato) e/o la firma grafometrica.

Per garantire la massima sicurezza, necessaria in questi casi, il nuovo software del notariato non si limiterà a inserire nel documento l’immagine della firma, “catturando” il segno grafico inserito sul tablet. Con iStrumentum, Notartel ha messo a punto una firma grafometrica notarile evoluta rispetto a quella normale già diffusa su tablet, che consente, grazie a specifiche campionature, di acquisire una serie di dati biometrici propri della sottoscrizione di ciascuno, con caratteristiche peculiari di sicurezza.

La firma di ciascun sottoscrittore di un atto sarà quindi associata al tempo di scrittura, alla pressione esercitata sul tablet, alla posizione della mano, alla velocità, accelerazione e ritmo nel momento della sottoscrizione, persino all’inclinazione della penna: criteri che garantiscono la massima sicurezza, creando un legame indissolubile fra i tratti biometrici del firmatario e il documento sottoscritto e rendendo impossibile, ad esempio, il riutilizzo della stessa firma per atti diversi.

Le particolari caratteristiche tecnologiche di iStrumentum, associate a quelle della Firma Grafometrica Notarile e unite alla certezza giuridica propria dell’intervento del notaio, rendono questo software innovativo e di utilizzo immediato.

L’atto notarile informatico permetterà anche di sfruttare appieno i sistemi di conservazione a norma dei documenti, che già Notartel ha messo a disposizione dei notai e che sono considerati “best practice” a livello europeo per gli standard di sicurezza e l’affidabilità nella conservazione dei database.

Con iStrumentum, il Notariato si conferma un elemento trainante per il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, con una programmazione in linea con i dettami dell’Agenda Digitale.

La firma digitale di Namirial

Ora che il Decreto sulle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali è stato approvato e pubblicato in Gazzetta Ufficiale, cambia il modo di concepire e sottoscrivere documenti e contratti.

Si tratta sicuramente di un passo avanti notevole che coinvolge tecnologia ed innovazione, e che Namirial, azienda leader nel mondo delle software house, non si lascerà certo sfuggire.
Questa società, infatti, ha presentato Firma GrafoCerta, ovvero un programma che permette di essere da subito in linea con la normativa appena emanata.

Questo processo è compatibile con tablet e pc e permette di sincronizzare i documenti sottoscritti in diretta o in differita, a seconda delle esigenze.

Claudio Gabellini ed Enrico Giacomelli, titolari di Namirial, hanno presentato il programma così: “La nostra soluzione consente di sostituire completamente il cartaceo anche per contratti o documenti che richiedono firme autografe. Pensante cosa significa questo in termini di risparmi per le Amministrazioni Pubbliche, Istituti Bancari, Aziende Sanitarie o imprese private, sia per quanto riguarda i costi diretti (carta, toner) sia quelli indiretti (personale, gestione). Il processo consente, infatti, di partire direttamente dal digitale tagliando tutti gli oneri di scansione e archiviazione, spesso sottovalutati ma rilevanti da un punto di vista monetario”.

Con la possibilità, dunque, di effettuare tutto online, nasce un nuovo tipo di ecologia digitale che permette di risparmiare tempo e denaro, ma anche carta, toner e inchiostro per stampare. Non solo i processi aziendali diventano più veloci e sicuri, ma si ottiene anche un migliore e più efficiente monitoraggio di tutto il flusso di documenti, con una riduzione nel tempo di lavorazione delle pratiche, di condivisione e ricerca.

Con Firma GrafoCerta, perciò, la firma acquista pieno valore giuridico, perché acquisisce i parametri biometrici del firmatario con i principali dati di riferimento come posizione, pressione e tempo.

Vera MORETTI